KI-Agenten für das Personalwesen in KMU

Heute

Jede Ausschreibung beginnt mit einem kopierten alten Inserat, das selten aktuell ist, und die französische oder englische Fassung lässt tagelang auf sich warten.

Mit KI

Sobald ein Rekrutierungsauftrag bewilligt ist, holt der Agent die Stellenbeschreibung aus SharePoint und frühere Inserate, verfasst das Inserat im Ton des Unternehmens und in inklusiver Sprache, erstellt die benötigten Sprachfassungen und legt sie als Entwurf im Rekrutierungstool ab. Er eröffnet die Prüfaufgabe für das HR und nennt die verwendeten Quellen. Die HR-Verantwortlichen prüfen Anforderungen, Pensum und Konditionen und publizieren dann auf jobs.ch oder LinkedIn.

Heute

Auf eine offene Stelle gehen Dutzende Dossiers als PDF ein, in unterschiedlichen Formaten und Sprachen, und gelesen wird abends zwischen zwei dringenden Dingen.

Mit KI

Bei jeder Bewerbung, die in Personio oder im Rekrutierungspostfach eingeht, prüft der Agent die Unterlagen, versendet die Eingangsbestätigung nach der freigegebenen Vorlage und entwirft die Anfrage nach fehlenden Dokumenten. Er stellt das Dossier für alle gleich dar (Werdegang, Kompetenzen im Vergleich zu den schriftlichen Anforderungen, offene Fragen) und legt es im Kandidatenprofil ab. Er erstellt keine Rangliste und sortiert niemanden aus: Die rekrutierende Person liest jede Bewerbung und entscheidet allein über das weitere Vorgehen.

Heute

Bei der Anstellung einer Entwicklerin oder eines Grafikers sind Kompetenzen zu beurteilen, die das HR nicht im Detail kennt, und jede Person im Gespräch stellt eigene Fragen.

Mit KI

Auf Anfrage erstellt der Assistent zusammen mit der fachlichen Leitung einen gemeinsamen Leitfaden: stellenbezogene Fragen, eine praktische Aufgabe und dasselbe Bewertungsraster für alle Bewerbenden. Nach dem Gespräch bringt er die Notizen, die ihm die Beteiligten geben, in eine saubere Form. Beurteilung und Entscheid bleiben bei den Personen, die das Gespräch geführt haben.

Heute

Bei Austritten stapeln sich die Arbeitszeugnisse, jede Formulierung wird abgewogen und Änderungswünsche kommen häufig zurück.

Mit KI

Sobald in Abacus oder Personio ein Austrittsdatum erfasst ist, sammelt der Agent Funktion, Daten und Aufgaben, schickt der vorgesetzten Person das Beurteilungsformular und erinnert bei Bedarf daran. Danach verfasst er den Zeugnisentwurf in Ihrer Word-Vorlage, weist auf mehrdeutige Formulierungen hin und eröffnet die Prüfaufgabe für das HR. Die HR-Verantwortlichen prüfen, passen an und unterzeichnen; ohne diese Prüfung verlässt nichts das Haus.

Heute

Zu Saisonbeginn oder vor den Festtagen fangen Dutzende neue Mitarbeitende gleichzeitig an, sprechen verschiedene Sprachen und stellen dieselben Fragen zu Arbeitszeiten, Kleidung oder Pausen.

Mit KI

Für jeden in der HR-Software erfassten Eintritt erstellt der Agent die Einführungsliste pro Funktion, eröffnet die Anträge für Kleidung, Badge und Zugänge und entwirft das Programm der ersten Tage in der Sprache der Person. In den ersten Wochen beantwortet er in Teams Fragen zu Arbeitszeiten, Kleidung oder Pausen mit Verweis auf das Personalreglement oder den anwendbaren GAV. Alles zu Vertrag oder Lohn geht an das HR, das auch jedes Programm vor dem Versand freigibt.

Heute

Jeden Monat treffen Überstunden, Absenzen, Zulagen und Pensumsänderungen per E-Mail oder Tabelle ein, und ein Fehler fällt oft erst nach dem Versand der Lohnabrechnung auf.

Mit KI

Am Stichtag sammelt der Agent Stunden, Absenzen und Zulagen des Monats aus der Zeiterfassung und dem Postfach, gleicht sie mit den schriftlichen Vertragsregeln ab und listet die zu prüfenden Punkte auf: Absenz ohne Arztzeugnis, Zulage ausserhalb des Reglements, geändertes Pensum ohne Vertragsnachtrag. Er entwirft die Anfragen nach Belegen an die Vorgesetzten und eine Importdatei zur Freigabe, ohne etwas in Abacus oder SwissSalary zu erfassen. Die Lohnsachbearbeitung prüft, ergänzt und importiert; ein Treuhandbüro kann denselben Agenten für die Löhne seiner Mandanten einsetzen.

Heute

In einer Pflegeabteilung oder einem Lager zwingt jede kurzfristige Absenz dazu, den Plan von Hand neu zu machen, unter Berücksichtigung von Qualifikationen, Ruhezeiten und Wünschen.

Mit KI

Sobald eine Absenz gemeldet ist, liest der Agent den aktuellen Plan, die Qualifikationen und die von Ihnen festgelegten Ruhezeitregeln und schlägt der Teamleitung mehrere Ersatzvarianten vor, die sie einhalten. Ist eine Variante gewählt, schickt er die Anfragen an die Betroffenen, passt den Plan an, sobald sie zusagen, und protokolliert jede Änderung. Niemand wird ohne Freigabe der Teamleitung aufgeboten.

Heute

Auf Baustellen und in Werkstätten liegen die Sicherheitsinstruktionen im Ordner, in einer einzigen Sprache, und Neueintretende unterschreiben sie, ohne sie immer zu verstehen.

Mit KI

Tritt eine Person auf einer Baustelle oder in einer Werkstatt ein, stellt der Agent die freigegebenen Unterlagen für ihre Funktion (Ihre Instruktionen, Sicherheitsdatenblätter, Suva-Unterlagen) in ihrer Sprache zusammen und schickt ihr einen Verständnistest. Er erinnert, wenn der Test unbeantwortet bleibt, trägt das Ergebnis ins Instruktionsregister ein und informiert die Teamleitung. Die Sicherheitsverantwortlichen geben jede Unterlage vor dem Einsatz frei; die Instruktion vor Ort macht weiterhin ein Mensch.