KI-Agenten für Finanzen und Buchhaltung im KMU

Heute

Jeden Monat vergleicht die Finanzverantwortliche die Zahlen mit Budget und Vorjahr und schreibt einen Kommentar für die Geschäftsleitung. Das dauert, und der Text kommt spät.

Mit KI

Nach dem Monatsabschluss liest der Agent den Export der Erfolgsrechnung und das Budget in SharePoint, erkennt die Abweichungen über den von Ihnen festgelegten Schwellen und öffnet dann das Hauptbuch, um die erklärenden Buchungen zu finden. Zum Schluss entwirft er einen ersten Kommentar in Word, mit der Quelle jeder Erklärung. Die Finanzverantwortliche prüft, korrigiert und zeichnet den Text, bevor sie ihn der Geschäftsleitung weitergibt.

Heute

Variable Stunden, Nacht- und Sonntagszuschläge, Pensenänderungen: Vor jeder Auszahlung vergleicht die Lohnverantwortliche die Abrechnungen von Hand mit dem Vormonat.

Mit KI

Sobald das Lohnjournal des Monats exportiert ist, vergleicht der Agent es mit dem Vormonat, den Zeiterfassungen und den Zuschlagsregeln Ihres Gesamtarbeitsvertrags und listet die zu erklärenden Abweichungen auf, jeweils mit der betroffenen Regel. Er legt die Liste im Lohnordner ab, in einer Umgebung ohne Training mit Ihren Daten. Die Lohnverantwortliche prüft jeden Fall in der Lohnsoftware; die Geschäftsleitung gibt die Auszahlung wie bisher frei.

Heute

Rechnungen kommen als PDF, auf Papier oder per E-Mail und werden einzeln erfasst: Lieferant, Betrag, MWST, Konto, Kostenstelle. Abweichungen zur Bestellung und Kontierungsfehler zeigen sich erst beim Abschluss.

Mit KI

Trifft eine Rechnung im Kreditorenpostfach oder per eBill ein, liest der Agent sie, findet den Lieferanten in der Software, vergleicht sie mit Bestellung und Lieferschein und bereitet nach Ihren Regeln eine pendente Buchung mit Konto, MWST und Kostenstelle vor. Er meldet Preis- oder Mengenabweichungen und entwirft die Rückfrage an den Einkauf. Die Buchhalterin prüft und gibt jede Buchung frei; die Zahlung bleibt bei der zeichnungsberechtigten Person.

Heute

Mahnungen gehen spät hinaus, alle mit demselben Text, ohne Rücksicht auf die Kundengeschichte oder einen laufenden Streitfall. Manche Ausstände ziehen sich hin, weil die Zeit für die Nachverfolgung fehlt.

Mit KI

Jede Woche liest der Agent die überfälligen offenen Posten in der Software, sucht in Mailbox und CRM nach einem Zahlungsversprechen oder einer Beanstandung, legt dann die Mahnstufe nach Ihren Regeln fest und bereitet für jeden Kunden einen passenden Text als Entwurf in Outlook vor. Streitfälle legt er mit einer Notiz zum bisherigen Austausch beiseite. Die Debitorenbuchhaltung prüft, legt heikle Fälle beiseite und versendet selbst.

Heute

Nach dem Versand der Heiz- und Nebenkostenabrechnungen erhält die Verwaltung Dutzende Mieterfragen zu Positionen und Verteilschlüsseln, die jedes Mal neu erklärt werden müssen.

Mit KI

Schreibt eine Mieterin zu ihrer Abrechnung, findet der Agent Liegenschaft und Mietvertrag in der Bewirtschaftungssoftware, holt Abrechnung, Verteilschlüssel und Lieferantenrechnungen, prüft die betroffene Position und bereitet eine klare Antwort als Entwurf vor. Jede formelle Einsprache wird zur Aufgabe für die Bewirtschaftung. Bewirtschafter oder Buchhaltung der Liegenschaft geben die Antwort vor dem Versand frei.

Heute

QR-Zahlungen mit Referenz werden automatisch ausgeglichen, aber Überweisungen ohne Referenz, Sammelzahlungen und Teilbeträge bleiben offen und werden Ende Monat von Hand bearbeitet.

Mit KI

Jeden Morgen holt der Agent die camt-Meldungen der Bank, isoliert die Zahlungen, die die Software nicht ausgeglichen hat, und sucht die passenden Rechnungen in den offenen Posten, in per E-Mail erhaltenen Zahlungsavis und anhand des Schuldnernamens. Er bereitet den pendenten Ausgleich mit Begründung vor und entwirft bei einer Teil- oder unbekannten Zahlung die Rückfrage an den Kunden. Die Buchhalterin übernimmt oder korrigiert jeden Vorschlag; ohne ihre Freigabe wird nichts gebucht.

Heute

In der Abschlusszeit braucht jedes Mandat dieselben Kontrollen: Abgrenzungen, Rückstellungen, Abschreibungen, ungewöhnliche Salden. Sie werden von Hand erledigt, Kunde für Kunde, mit Excel-Listen, die je nach Mitarbeitendem verschieden sind.

Mit KI

Geht ein Mandat in den Abschluss, holt der Agent die Saldobilanz, wendet Ihre Kontrollliste an, vergleicht mit dem Vorjahr und sucht im Kundendossier des Dokumentenmanagements die Belege zu den Salden. Danach stellt er die Liste der zu prüfenden Punkte zusammen und entwirft die Fragen an den Kunden. Die Mandatsleitung bearbeitet jeden Punkt und entscheidet über die Abschlussbuchungen; der Agent schreibt nichts in die Buchhaltung.

Heute

Rechnungen von Subunternehmern, Stunden, Material: Die Kosten einer Baustelle oder eines Kundenprojekts sind zwischen Buchhaltung und Rapporten verstreut. Die tatsächliche Marge zeigt sich erst nach Projektende.

Mit KI

Jede Woche übernimmt der Agent die neuen Rechnungen der Subunternehmer und die erfassten Stunden, ordnet sie anhand von Bestellnummer oder Projektcode den Baustellen oder Projekten zu und bittet die Projektleitung in Teams, unsichere Zuordnungen zu bestätigen. Danach aktualisiert er die Kostenkontrolle gegenüber Offerte oder NPK-Positionen und meldet Überschreitungen. Die Projektleitung bestätigt, die Geschäftsleitung entscheidet über Massnahmen.