KI-Agenten für Geschäftsleitung und Administration im KMU

Heute

Vor jeder Sitzung liest die Geschäftsleitung E-Mail-Verläufe, Offerten und verstreute Notizen erneut, um wieder im Dossier zu sein. Die Zeit ist knapp, offene Punkte gehen vergessen.

Mit KI

Am Vortag jedes Termins in der Agenda sucht der Agent im Postfach den Austausch mit den Teilnehmenden, danach in SharePoint die zugehörigen Offerten und Notizen. Er verfasst ein einseitiges Briefing (Verlauf, eingegangene Verpflichtungen, offene Fragen), hängt es an den Termin und meldet Dokumente, die er nicht gefunden hat. Wer die Sitzung vorbereitet, prüft und ergänzt das Briefing.

Heute

Ein Entscheid der Geschäftsleitung muss Teams erreichen, die nicht alle dieselbe Sprache sprechen. Die Mitteilung geht spät hinaus oder nur in einer Sprache.

Mit KI

Aus einigen Stichworten verfasst der Assistent die Mitteilung im Ton des Unternehmens und überträgt sie in die anderen Landessprachen. Eine Person aus jeder Sprachregion prüft ihre Fassung vor der Verteilung.

Heute

Protokolle entstehen mehrere Tage nach der Sitzung aus unvollständigen Notizen. Beschlüsse und Verantwortliche für die Massnahmen sind nicht immer klar, und niemand fragt bei verspäteten Massnahmen nach.

Mit KI

Nach der Sitzung übernimmt der Agent die erlaubte Transkription oder die Notizen, verfasst das Protokoll in Ihrer Vorlage und legt es als Entwurf in SharePoint ab. Danach bereitet er pro Massnahme eine Aufgabe mit verantwortlicher Person und Termin vor und erinnert vor Ablauf an offene Massnahmen. Die protokollführende Person korrigiert, der Präsident gibt frei und unterschreibt; die Aufgaben werden erst nach dieser Freigabe zugewiesen.

Heute

Personalreglement, interne Weisungen, alte Protokolle: Die Information ist vorhanden, aber in Ablagen, in denen sich niemand zurechtfindet. Dieselben Fragen landen immer wieder bei der Geschäftsleitung.

Mit KI

Wir verbinden den Assistenten mit ausgewählten Ablagen und übernehmen die bestehenden Zugriffsrechte. Er antwortet mit Verweis auf Dokument und Textstelle; die Person prüft im Dokument, bevor sie handelt, und die Geschäftsleitung bestimmt, welche Inhalte verfügbar sind.

Heute

Betriebsbewilligung, Erneuerung einer kantonalen Bewilligung, verlängerte Öffnungszeiten: Jedes Gesuch bindet die Geschäftsleitung, um Unterlagen zu sammeln und zu verstehen, was die Behörde erwartet. Eine Erneuerungsfrist kann kommen, bevor das Dossier bereit ist.

Mit KI

Naht im Bewilligungsregister eine Frist, eröffnet der Agent das Dossier: Er vergleicht die Unterlagen in SharePoint mit der Liste, die die kantonalen Richtlinien verlangen, die Sie ihm gegeben haben, bereitet die beschreibenden Texte vor und entwirft die Anfragen für fehlende Unterlagen an die betroffenen Kolleginnen und Kollegen. Zum Schluss stellt er das Dossier als PDF zusammen. Die Geschäftsleitung klärt die Anforderungen mit der Behörde, ergänzt und reicht das Gesuch selbst ein.

Heute

Jede Filiale oder Garage schickt ihren Bericht auf ihre Art: Zahlen, Vorfälle, Anliegen. Die Geschäftsleitung verbringt den Montag mit Lesen und Nachfragen bei jenen, die nicht geantwortet haben.

Mit KI

Jeden Montagmorgen sammelt der Agent die im gemeinsamen Formular erfassten Berichte und schickt Filialen, die noch nicht geantwortet haben, eine interne Erinnerung. Danach bündelt er Zahlen, Vorfälle und Anliegen in einer Übersicht im Teams-Kanal der Geschäftsleitung und erstellt für jedes entscheidungsbedürftige Anliegen eine Aufgabe mit Link zum Originalbericht. Die Geschäftsleitung liest die Übersicht und entscheidet.

Heute

Gescannte Briefe, E-Mails an die allgemeine Adresse, Schreiben der Behörden: Alles kommt an einem Ort an, und die Administration verbringt täglich Zeit mit Lesen, Ablegen und Weiterleiten. Eine Frist kann übersehen werden.

Mit KI

Bei jedem gescannten Brief und jeder E-Mail an die allgemeine Adresse liest der Agent das Dokument, ordnet es nach der von Ihnen festgelegten Verteiltabelle zu, erkennt die Fristen und legt es im Dokumentenmanagement ab. Danach erstellt er eine Aufgabe für die zuständige Person, trägt die Frist in ihre Agenda ein und bereitet eine Empfangsbestätigung als Entwurf vor. Eine Person der Administration bestätigt jede unsichere Zuordnung, amtliche Schreiben werden ihr immer vorgelegt.

Heute

Für jede verwaltete Stockwerkeigentümergemeinschaft sind Einladung, Traktandenliste, Beilagen, dann Protokoll und Beschlussnachverfolgung vorzubereiten. In der Versammlungssaison staut sich die Administration.

Mit KI

Sobald das Datum der Versammlung feststeht, holt der Agent die Liste der Eigentümer und die offenen Punkte aus der Bewirtschaftungssoftware, bereitet Einladung und Traktandenliste nach dem Reglement vor und stellt Rechnung, Budget und Offerten als Beilagen zusammen. Nach der Versammlung gliedert er das Protokoll und entwirft die beschlossenen Offertanfragen. Die Verwaltung prüft Quoren, Mehrheiten und Texte und versendet dann selbst an die Eigentümer.