Agents IA pour les ressources humaines des PME

Aujourd’hui

Chaque recrutement repart d’une ancienne annonce copiée-collée, rarement à jour, et la version allemande ou anglaise attend des jours.

Avec l’IA

Dès qu’une demande de recrutement est approuvée, l’agent reprend la description de poste dans SharePoint et les annonces précédentes, rédige l’annonce dans le ton de l’entreprise et en langage inclusif, la décline dans les langues utiles et la dépose en brouillon dans l’outil de recrutement. Il crée la tâche de relecture pour les RH en indiquant les sources utilisées. Le ou la responsable RH vérifie exigences, taux d’activité et conditions, puis publie sur jobs.ch ou LinkedIn.

Aujourd’hui

Pour un poste ouvert, des dizaines de dossiers arrivent en PDF, dans des formats et des langues différents, et la lecture se fait le soir entre deux urgences.

Avec l’IA

À chaque candidature reçue dans Personio ou la boîte de recrutement, l’agent vérifie les pièces, envoie l’accusé de réception selon le modèle validé et prépare en brouillon la demande des documents manquants. Il présente le dossier sous une forme identique pour tous (parcours, compétences en regard des critères écrits du poste, questions à poser) et l’enregistre dans la fiche du candidat. Il ne classe pas et n’écarte personne : la personne qui recrute lit chaque candidature et décide seule de la suite.

Aujourd’hui

Recruter un développeur ou un graphiste demande d’évaluer des compétences que la personne RH ne maîtrise pas, et chaque intervieweur pose ses propres questions.

Avec l’IA

À la demande, l’assistant prépare avec le responsable technique un guide d’entretien commun : questions liées au poste, mise en situation, grille d’évaluation identique pour tous les candidats. Après l’entretien, il met au propre les notes que les intervieweurs lui confient. L’évaluation et la décision restent celles des personnes présentes à l’entretien.

Aujourd’hui

Les certificats de travail s’accumulent au moment des départs, chaque formulation est pesée et les demandes de modification reviennent souvent.

Avec l’IA

Lorsqu’une date de sortie est saisie dans Abacus ou Personio, l’agent rassemble fonction, dates et tâches, envoie au supérieur le formulaire d’appréciation et le relance si besoin. Il rédige ensuite le projet de certificat dans votre modèle Word, signale les formulations ambiguës et crée la tâche de relecture pour les RH. Le ou la responsable RH relit, ajuste et signe ; rien ne part sans cette relecture.

Aujourd’hui

Au début de la saison ou avant les fêtes, des dizaines de nouvelles personnes arrivent en même temps, parlent des langues différentes et posent les mêmes questions sur les horaires, la tenue ou les pauses.

Avec l’IA

Pour chaque arrivée enregistrée dans le logiciel RH, l’agent prépare la liste d’accueil par fonction, crée les demandes de tenue, de badge et d’accès, et prépare en brouillon le programme des premiers jours dans la langue de la personne. Pendant les premières semaines, il répond dans Teams aux questions sur les horaires, la tenue ou les pauses en citant le règlement du personnel ou la CCT applicable. Tout ce qui touche au contrat ou au salaire est transmis aux RH, qui valident aussi chaque programme avant envoi.

Aujourd’hui

Chaque mois, heures supplémentaires, absences, indemnités et changements de taux arrivent par e-mail ou tableur, et une erreur se découvre souvent une fois la fiche de salaire envoyée.

Avec l’IA

À la date de clôture, l’agent rassemble les heures, absences et indemnités du mois depuis la saisie du temps et la messagerie, les confronte aux règles écrites des contrats et liste les points à vérifier : absence sans justificatif, indemnité hors règlement, taux modifié sans avenant. Il prépare en brouillon les demandes de justificatifs aux supérieurs et un fichier d’import en attente de validation, sans rien saisir dans Abacus ou SwissSalary. Le ou la gestionnaire des salaires contrôle, complète et importe ; une fiduciaire peut confier le même agent aux salaires de ses mandants.

Aujourd’hui

Dans un service de soins ou un entrepôt, chaque absence de dernière minute oblige à refaire le plan à la main en tenant compte des qualifications, des temps de repos et des souhaits de chacun.

Avec l’IA

Dès qu’une absence est annoncée, l’agent lit le plan en cours, les qualifications et les règles de repos que vous avez définies, et propose au responsable d’équipe plusieurs variantes de remplacement qui les respectent. Une fois la variante choisie, il envoie les demandes aux personnes concernées, met à jour le plan quand elles acceptent et consigne chaque changement. Personne n’est convoqué sans la validation du ou de la responsable.

Aujourd’hui

Sur les chantiers et dans les ateliers, les instructions de sécurité existent en classeur, en une seule langue, et les nouveaux arrivants les signent sans toujours les comprendre.

Avec l’IA

À l’arrivée d’une personne sur un chantier ou dans un atelier, l’agent assemble les supports validés qui correspondent à son poste (vos instructions, les fiches de sécurité, les documents de la Suva) dans sa langue et lui envoie un questionnaire de compréhension. Il relance si le questionnaire reste sans réponse, consigne le résultat dans le registre des instructions et prévient le chef d’équipe. Le ou la responsable sécurité valide chaque support avant diffusion ; l’instruction sur place reste faite par une personne.