KI-Agenten für Einkauf und Logistik in KMU

Heute

Drei Lieferanten antworten mit unterschiedlich aufgebauten PDF: Einheiten, Lieferfristen, Versandkosten und Zahlungsbedingungen stehen nie am selben Ort. Der Einkauf überträgt alles in Excel und fragt bei jedem fehlende Angaben nach.

Mit KI

Läuft eine Offertanfrage ab, sammelt ein marktüblicher Agent mit Zugriff auf Postfach und SharePoint (Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business oder Claude mit Connectoren) die eingegangenen Offerten, überträgt sie in eine Vergleichstabelle nach denselben Kriterien und weist auf fehlende Angaben oder ungewöhnliche Bedingungen hin. Die Rückfragen an jeden Lieferanten bereitet er als Entwurf vor. Der Einkauf prüft die Zahlen an den Originalen, versendet die Fragen und entscheidet.

Heute

Eine klare Offertanfrage zu schreiben, auf Französisch für einen Lieferanten in der Romandie oder auf Englisch fürs Ausland, braucht Zeit. Unklare Anfragen kommen als schwer vergleichbare Offerten zurück.

Mit KI

Aus Ihren Notizen und einer gemeinsamen Vorlage lässt der Einkauf den Assistenten die Anfrage strukturieren: Mengen, Spezifikationen, Fristen, Auswahlkriterien und gewünschtes Antwortformat, in der Sprache des Lieferanten. Der Assistent handelt in keinem Tool: Der Einkauf ergänzt, lässt die technischen Anforderungen von der Fachabteilung freigeben und versendet selbst.

Heute

Beim Wareneingang vergleicht der Lagerist den Lieferschein auf Papier oder als PDF Zeile für Zeile mit der Bestellung im ERP. Teillieferungen und Ersatzartikel bleiben leicht unbemerkt.

Mit KI

Wir bauen einen Agenten, der bei jedem gescannten oder als PDF eingegangenen Lieferschein startet: Er liest ihn, gleicht ihn mit der offenen Bestellung in Ihrem ERP ab, bereitet den Wareneingang mit den gelieferten Mengen vor und listet die Abweichungen auf (Mengen, Artikelnummern, fehlende oder Ersatzpositionen). Zu jeder Abweichung entwirft er die Nachricht an den Lieferanten. Der Lagerist bestätigt den Eingang im ERP, der Einkauf entscheidet über das weitere Vorgehen mit dem Lieferanten.

Heute

Bestände, offene Kundenaufträge und Mindestbestellmengen jedes Lieferanten werden von Hand im ERP und in Excel geprüft. Fehlt die Zeit, sind Artikel ausverkauft oder Bestellungen gehen als Eilaufträge hinaus.

Mit KI

Wir bauen einen an Ihr ERP angebundenen Agenten: Sobald ein Artikel unter den von Ihnen festgelegten Mindestbestand fällt, prüft er verfügbaren Bestand, offene Kunden- und Lieferantenaufträge sowie Lieferfrist und Mindestmenge des Lieferanten und bereitet eine Lieferantenbestellung als Entwurf vor, gruppiert nach Lieferant und mit Begründung pro Position. Der Einkauf übernimmt, korrigiert oder verwirft und gibt die Bestellung gemäss Ihren Unterschriftsregeln frei; der Agent versendet nichts selbständig.

Heute

Der Polier bestellt per SMS, Foto oder Sprachnachricht, ohne Artikelnummer und Kostenstelle. Das Büro rekonstruiert die Bestellung, ruft die Baustelle zurück und gibt sie am Abend an den Lieferanten weiter.

Mit KI

Wir richten einen Agenten ein, der die Nachricht von der Baustelle in Teams oder per E-Mail empfängt, Baustelle und Kostenstelle in Ihrer Bausoftware findet, die Artikel den Katalogen Ihrer üblichen Lieferanten zuordnet und beim Polier fehlende Angaben nachfragt. Er bereitet die Bestellung mit Wunschtermin vor; Bauführer oder Einkauf geben frei, danach sendet der Agent sie an den Lieferanten und legt sie im Baustellendossier ab.

Heute

Bei einem Transport- oder Lagerlogistiker fragt ein grosser Teil der Anrufe und E-Mails, wo eine Sendung steht. Das Team schaut im Transportsystem und in den Partnerportalen nach und antwortet Fall für Fall.

Mit KI

Wir richten einen Agenten ein, der mit Ihrem Transportmanagementsystem und den Portalen der Transporteure verbunden ist: Bei jeder Anfrage findet er die Sendung über Sendungsnummer oder Kundenreferenz, prüft den Status und antwortet mit dem nächsten bekannten Schritt, gezeichnet als KI-Agent. Verspätungen, Schäden und Streitfälle gehen mit bereits zusammengestelltem Dossier an eine Mitarbeiterin, die über Antwort und allfällige Entschädigung entscheidet.

Heute

Für jeden Import oder Export müssen Handelsrechnung und Packliste durchgesehen, Tarifnummer und Ursprung ermittelt und die Anmeldung erfasst werden. Fehler kosten Verzögerungen oder nachträgliche Korrekturen.

Mit KI

Wir richten einen Agenten ein, der beim Erfassen einer Sendung startet: Er liest Handelsrechnung und Packliste, übernimmt aus Ihrem ERP die bereits vergebenen Tarifnummern und Ursprünge jedes Artikels, schlägt für neue Artikel anhand Ihrer bisherigen Einreihungen welche vor und meldet Unstimmigkeiten bei Gewicht, Wert oder Ursprung. Er stellt das Dossier zur Erfassung in Passar oder zur Übergabe an den Spediteur bereit; der Deklarant prüft, korrigiert und reicht die Anmeldung selbst ein.

Heute

Der Küchenchef stellt die wöchentlichen Warenbestellungen aus dem Gedächtnis und einer schnellen Inventur zusammen. Die Mengen folgen nicht immer den Reservationen und geplanten Menüs, mit Engpässen oder Verschwendung.

Mit KI

Jede Woche liest der Agent die geplanten Menüs, die Reservationen in Ihrer Software und Ihre Rezepturen, zieht den erfassten Bestand ab und bereitet pro Lieferant eine Bestellung nach dessen Liefertagen und Mindestmengen vor. Der Küchenchef passt sie dem Markt an und gibt frei; danach sendet der Agent die Bestellungen per E-Mail oder über das Lieferantenportal und hält fest, was bestellt wurde.