KI-Agenten im Verkauf für KMU: Offerten, CRM, Nachfassen

Heute

Vor einem Termin geht die Verkaufsperson Website, Handelsregister, letzte E-Mails und CRM-Verlauf des Interessenten durch, mangels Zeit oft erst im Auto.

Mit KI

Sobald ein Kundentermin im Outlook-Kalender steht, liest der Agent CRM, letzte E-Mails, den Handelsregistereintrag über Zefix und die Website des Interessenten und legt am Vortag ein einseitiges Vorbereitungsblatt in Teams ab: Tätigkeit, Ansprechpersonen, offene Offerten, Fragen für das Gespräch. Die Verkaufsperson prüft das Blatt, korrigiert Fehler und bestimmt die Gesprächsführung.

Heute

Interessentenlisten werden gekauft oder von Hand zusammengestellt, sind kaum qualifiziert, und die erste Nachricht ist für alle gleich.

Mit KI

Jede Woche gleicht der Agent Ihre Kriterien (Region, Branche, Grösse) mit öffentlichen Signalen ab: neue Einträge im SHAB, Stelleninserate, Websites. Er legt die Einträge im CRM an oder ergänzt sie, mit Quellenangabe zu jeder Information, und bereitet für jeden eine passende erste Nachricht als Entwurf vor. Die Verkaufsperson wählt aus, wen sie kontaktiert, prüft jede Nachricht und versendet sie selbst, im Rahmen des UWG.

Heute

Besuchsnotizen bleiben im Notizbuch oder in einer Sprachmemo, das CRM ist nur halb gepflegt, und mündliche Zusagen gehen verloren.

Mit KI

Nach einer Teams-Sitzung oder einem Besuch legt die Verkaufsperson ihre Notizen oder eine Sprachmemo ab; der Agent transkribiert sie, füllt die CRM-Felder (Bedarf, genanntes Budget, nächster Schritt, Termin), legt die Folgeaufgaben an und bereitet die Zusammenfassung an den Kunden als E-Mail-Entwurf vor. Die Verkaufsperson gibt den Eintrag frei und versendet die Zusammenfassung; der Agent protokolliert jede Änderung.

Heute

Versandte Offerten bleiben wochenlang ohne Rückmeldung, und niemand sieht vor der Verkaufssitzung am Montag, wo sich ein Nachfassen lohnt.

Mit KI

Bleibt eine Offerte länger als die von Ihnen festgelegte Frist ohne Aktivität, liest der im CRM integrierte Agent Verlauf und letzte E-Mails, fasst den Stand zusammen, bereitet eine Nachfass-Nachricht als Entwurf vor und setzt das Verkaufsprojekt auf die Traktandenliste der Verkaufssitzung. Die Verkaufsleitung setzt die Prioritäten; die Verkaufsperson passt an und versendet.

Heute

Eine Preisanfrage kommt mit Pflichtenheft, Plänen oder Mengentabelle; die Offertbearbeitung schreibt die Anforderungen ab, sucht vergleichbare Offerten und formuliert dieselben technischen Absätze neu.

Mit KI

Sobald eine Preisanfrage im Offertpostfach eingeht, zieht der Agent die Anforderungen aus dem Pflichtenheft, findet vergleichbare Offerten im Archiv, prüft Artikel, Verfügbarkeit und Referenzpreise im ERP und legt dort die Offerte als Entwurf an, mit Ihren Standardtexten und einer Liste offener Punkte. Die Offertbearbeitung prüft Machbarkeit, Mengen und Preise; die Geschäftsleitung gibt vor dem Versand frei.

Heute

Für jede Ausschreibung liest das Unternehmen ein Leistungsverzeichnis von Dutzenden Seiten, sucht die betroffenen NPK-Positionen heraus und überträgt seine Preise von Hand in die Kalkulationssoftware.

Mit KI

Geht ein Ausschreibungsdossier ein, liest der Agent das Leistungsverzeichnis, überträgt die betroffenen NPK-Positionen mit Ihren Referenz-Einheitspreisen in Ihre Kalkulationssoftware, markiert ungewöhnliche Positionen, Vorbehalte und Fristen und bereitet die Fragen an die Bauherrschaft als Entwurf vor. Projektleitung oder Kalkulation prüfen jede Position; die Geschäftsleitung legt den Endpreis fest.

Heute

Ausschreibungen auf simap.ch werden angeschaut, wenn jemand daran denkt; die ausgewählten Verfahren kosten Stunden für die Prüfung der Eignungskriterien und das Zusammenstellen der Referenzen.

Mit KI

Täglich prüft der Agent neue Publikationen auf simap.ch nach Ihren CPV-Codes und Kriterien, holt die Unterlagen passender Ausschreibungen, fasst das Pflichtenheft zusammen und legt in SharePoint ein Dossier mit der Liste der verlangten Unterlagen, den Fristen und ersten Antworttexten aus Ihren früheren Eingaben an. Die Geschäftsleitung entscheidet über die Teilnahme; die verantwortliche Person prüft und unterzeichnet.

Heute

Jede neue Offerte entsteht aus einem alten Word-Dokument: Teile eines anderen Kunden bleiben stehen, und der Text trifft kaum, was der Interessent tatsächlich verlangt hat.

Mit KI

Auf Anfrage formuliert der Assistent aus den Notizen des Erstgesprächs und Ihren Vorlagen das Verständnis des Auftrags, das vorgeschlagene Vorgehen und die Ergebnisse, im Ton Ihres Hauses. Partnerin, Partner oder Kundenverantwortliche legen das Honorar fest, prüfen und unterzeichnen.