Agents IA pour la direction et l’administration des PME

Aujourd’hui

Avant chaque séance, la direction relit des fils d’e-mails, des offres et des notes éparpillées pour se remettre le dossier en tête. Le temps manque et des points ouverts sont oubliés.

Avec l’IA

La veille de chaque rendez-vous inscrit à l’agenda, l’agent cherche les échanges avec les participants dans la messagerie, puis les offres et notes liées dans SharePoint. Il rédige une fiche d’une page (historique, engagements pris, questions ouvertes), la joint au rendez-vous et signale les documents qu’il n’a pas trouvés. La personne qui prépare la séance vérifie et complète la fiche.

Aujourd’hui

Une décision de la direction doit être communiquée à des équipes qui ne parlent pas toutes la même langue. La note part tard, ou dans une seule langue.

Avec l’IA

À partir de quelques points clés, l’assistant rédige la note dans le ton de l’entreprise, puis la décline dans les autres langues nationales. Une personne de chaque région linguistique relit la version qui la concerne avant diffusion.

Aujourd’hui

Les procès-verbaux sont rédigés plusieurs jours après la séance, à partir de notes incomplètes. Les décisions et les responsables des actions ne sont pas toujours clairs, et personne ne relance les actions en retard.

Avec l’IA

À la fin de la séance, l’agent reprend la transcription autorisée ou les notes, rédige le procès-verbal dans votre modèle et le classe en brouillon dans SharePoint. Il prépare ensuite une tâche par action, avec responsable et échéance, puis rappelle avant l’échéance les actions encore ouvertes. Le secrétaire de séance corrige, le président valide et signe ; les tâches ne sont attribuées qu’après cette validation.

Aujourd’hui

Règlement du personnel, directives internes, anciens procès-verbaux : l’information existe, mais dans des dossiers partagés que personne ne sait parcourir. Les mêmes questions arrivent sans cesse à la direction.

Avec l’IA

Nous connectons l’assistant aux dossiers choisis, en respectant les droits d’accès existants. Il répond en citant le document et le passage source ; la personne vérifie dans le document avant d’agir, et la direction décide des contenus mis à disposition.

Aujourd’hui

Autorisation d’exploiter, renouvellement d’une autorisation cantonale, extension d’horaires : chaque demande mobilise la direction pour rassembler les pièces et comprendre ce que l’autorité attend. Une échéance de renouvellement peut arriver sans que le dossier soit prêt.

Avec l’IA

Quand une échéance approche dans le registre des autorisations, l’agent ouvre le dossier : il compare les pièces présentes dans SharePoint à la liste exigée par les directives cantonales que vous lui avez fournies, prépare les textes descriptifs et rédige en brouillon les demandes de pièces manquantes aux collègues concernés. Il assemble enfin le dossier en PDF. La direction vérifie les exigences auprès de l’autorité, complète et dépose elle-même la demande.

Aujourd’hui

Chaque magasin ou garage envoie son rapport à sa façon : chiffres, incidents, demandes. La direction passe le lundi à tout lire et à relancer ceux qui n’ont pas répondu.

Avec l’IA

Chaque lundi matin, l’agent relève les rapports saisis dans le formulaire commun et envoie un rappel interne aux succursales qui n’ont pas encore répondu. Il regroupe ensuite chiffres, incidents et demandes dans une synthèse publiée dans le canal Teams de la direction, et crée une tâche pour chaque demande qui attend une décision, avec le lien vers le rapport d’origine. La direction lit la synthèse et décide.

Aujourd’hui

Lettres scannées, e-mails à l’adresse générale, avis des administrations : tout arrive au même endroit et l’administration passe chaque jour du temps à lire, classer et transmettre. Une échéance peut passer inaperçue.

Avec l’IA

Pour chaque lettre scannée ou e-mail reçu à l’adresse générale, l’agent lit le document, l’attribue selon la table de répartition que vous avez définie, relève les délais et le classe dans la GED. Il crée ensuite une tâche pour la personne responsable, inscrit le délai dans son agenda et prépare un accusé de réception en brouillon. Une personne de l’administration confirme chaque attribution incertaine, et les avis officiels lui sont toujours soumis.

Aujourd’hui

Pour chaque PPE gérée, il faut préparer la convocation, l’ordre du jour, les annexes, puis le procès-verbal et le suivi des décisions. En saison des assemblées, l’administration s’accumule.

Avec l’IA

Dès que la date de l’assemblée est fixée, l’agent extrait du logiciel de gérance la liste des copropriétaires et les points en suspens, prépare la convocation et l’ordre du jour selon le règlement de la PPE et rassemble comptes, budget et offres en annexes. Après l’assemblée, il structure le procès-verbal et prépare en brouillon les demandes d’offres décidées. L’administrateur vérifie quorums, majorités et textes, puis envoie lui-même aux copropriétaires.