Agents IA pour la finance et la comptabilité des PME

Aujourd’hui

Chaque mois, le responsable financier compare les chiffres au budget et à l’année précédente, puis rédige un commentaire pour la direction. L’exercice prend du temps et le texte arrive tard.

Avec l’IA

Une fois le mois clôturé, l’agent lit l’export du compte de résultat et le budget déposés dans SharePoint, relève les écarts qui dépassent les seuils que vous avez fixés, puis ouvre le grand livre pour retrouver les écritures qui les expliquent. Il rédige enfin un premier commentaire dans Word, avec la source de chaque explication. Le responsable financier vérifie, corrige et signe le texte avant de le transmettre à la direction.

Aujourd’hui

Heures variables, suppléments de nuit et de dimanche, changements de taux d’occupation : avant chaque versement, la personne responsable des salaires compare les fiches à la main avec le mois précédent.

Avec l’IA

Dès que le journal des salaires du mois est exporté, l’agent le compare au mois précédent, aux relevés d’heures et aux règles de votre convention collective sur les suppléments, puis établit la liste des écarts à expliquer en citant pour chacun la règle concernée. Il la dépose dans le dossier de paie, dans un environnement fermé à l’entraînement. La personne responsable vérifie chaque cas dans le logiciel de salaires ; la direction approuve le versement comme aujourd’hui.

Aujourd’hui

Les factures arrivent en PDF, sur papier ou par e-mail, et sont saisies une à une : fournisseur, montant, TVA, compte, centre de coûts. Les écarts avec la commande et les erreurs d’imputation se découvrent au bouclement.

Avec l’IA

Quand une facture arrive dans la boîte des créanciers ou par eBill, l’agent la lit, retrouve le fournisseur dans le logiciel, la compare au bon de commande et au bon de livraison, puis prépare l’écriture en attente avec compte, TVA et centre de coûts selon vos règles. Il signale les écarts de prix ou de quantité et rédige en brouillon la question à l’acheteur. La comptable contrôle et valide chaque écriture ; le paiement reste approuvé par la personne habilitée.

Aujourd’hui

Les relances partent tard, toutes avec le même texte, sans tenir compte de l’historique du client ni d’un litige en cours. Certains impayés traînent faute de temps pour les suivre.

Avec l’IA

Chaque semaine, l’agent lit les postes ouverts échus dans le logiciel, cherche dans la messagerie et le CRM une promesse de paiement ou une contestation, puis fixe le niveau de relance selon vos règles et prépare pour chaque client un texte adapté, en brouillon dans Outlook. Il met de côté les cas litigieux avec une note qui résume l’échange. La personne en charge des débiteurs relit, écarte les cas sensibles et envoie elle-même.

Aujourd’hui

Après l’envoi des décomptes de chauffage et de frais accessoires, la gérance reçoit des dizaines de questions de locataires sur des postes et des clés de répartition qu’il faut chaque fois réexpliquer.

Avec l’IA

Quand un locataire écrit au sujet de son décompte, l’agent identifie l’immeuble et le bail dans le logiciel de gérance, retrouve le décompte, la clé de répartition et les factures des fournisseurs, vérifie le poste en question et prépare une réponse claire en brouillon. Toute contestation formelle devient une tâche pour le gérant. Le gérant ou la comptable de l’immeuble valide la réponse avant envoi.

Aujourd’hui

Les paiements QR avec référence se lettrent seuls, mais les virements sans référence, les paiements groupés et les montants partiels restent en suspens et sont traités à la main en fin de mois.

Avec l’IA

Chaque matin, l’agent récupère les avis camt de la banque, isole les paiements que le logiciel n’a pas lettrés et cherche les factures correspondantes dans les postes ouverts, les avis de paiement reçus par e-mail et le nom du débiteur. Il prépare le lettrage en attente avec le motif du rapprochement et, pour un paiement partiel ou inconnu, rédige en brouillon la question au client. La comptable accepte ou corrige chaque proposition ; rien n’est comptabilisé sans sa validation.

Aujourd’hui

En période de bouclement, chaque mandat demande les mêmes contrôles : comptes transitoires, provisions, amortissements, soldes inhabituels. Ils sont faits à la main, client après client, avec des listes Excel différentes selon le collaborateur.

Avec l’IA

Quand un mandat passe en bouclement, l’agent récupère la balance, applique votre liste de contrôles, compare avec l’exercice précédent et cherche dans le dossier client de la GED les justificatifs des soldes. Il assemble ensuite un dossier de points à vérifier et prépare en brouillon la liste des questions au client. Le responsable du mandat traite chaque point et décide des écritures de bouclement ; l’agent n’écrit rien dans la comptabilité.

Aujourd’hui

Factures de sous-traitants, heures, matériel : les coûts d’un chantier ou d’un projet client sont dispersés entre la comptabilité et les rapports de terrain. On découvre la marge réelle une fois le projet terminé.

Avec l’IA

Chaque semaine, l’agent reprend les nouvelles factures de sous-traitants et les heures saisies, les affecte aux chantiers ou projets d’après le numéro de commande ou le code projet, et demande dans Teams au chef de projet de confirmer les affectations douteuses. Il met ensuite à jour le suivi des coûts face au devis ou aux positions CAN et signale les dépassements. Le chef de projet confirme, la direction décide des mesures.