Agents IA pour les achats et la logistique des PME

Aujourd’hui

Trois fournisseurs répondent avec des PDF de structures différentes : unités, délais, frais de port et conditions de paiement changent de place d’un document à l’autre. L’acheteur recopie tout dans Excel et relance chacun pour les informations manquantes.

Avec l’IA

À l’échéance d’une demande d’offre, un agent du marché relié à votre messagerie et à SharePoint (Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business ou Claude avec connecteurs) rassemble les offres reçues, les reporte dans un tableau comparatif sur les mêmes critères et signale les informations manquantes ou les conditions inhabituelles. Il prépare en brouillon les questions à envoyer à chaque fournisseur. L’acheteur vérifie les chiffres sur les originaux, envoie les questions et choisit.

Aujourd’hui

Rédiger une demande d’offre claire, en allemand pour un fournisseur alémanique ou en anglais pour un fournisseur étranger, prend du temps. Les demandes floues reviennent avec des offres difficiles à comparer.

Avec l’IA

À partir de vos notes et d’un modèle commun, l’acheteur demande à l’assistant de structurer la demande : quantités, spécifications, délais, critères de choix, format de réponse attendu, dans la langue du fournisseur. L’assistant n’agit dans aucun outil : l’acheteur complète, fait valider les exigences techniques par le service concerné et envoie lui-même.

Aujourd’hui

À la réception, le magasinier compare le bon de livraison papier ou PDF avec la commande dans l’ERP, ligne par ligne. Les livraisons partielles et les articles de substitution passent facilement inaperçus.

Avec l’IA

Nous construisons un agent déclenché par chaque bon de livraison scanné ou reçu en PDF : il le lit, le rapproche de la commande ouverte dans votre ERP, prépare l’entrée de marchandise avec les quantités livrées et liste les écarts (quantités, références, articles manquants ou de substitution). Pour chaque écart, il rédige en brouillon le message au fournisseur. Le magasinier confirme la réception dans l’ERP, et l’acheteur décide de la suite avec le fournisseur.

Aujourd’hui

Vérifier les stocks, les commandes clients ouvertes et les minimums de commande de chaque fournisseur se fait à la main dans l’ERP et dans Excel. Quand le temps manque, des articles tombent en rupture ou des commandes partent en urgence.

Avec l’IA

Nous construisons un agent relié à votre ERP : dès qu’un article passe sous le seuil que vous avez fixé, il vérifie le stock disponible, les commandes clients et fournisseurs ouvertes, le délai et le minimum de commande du fournisseur, puis prépare une commande fournisseur en brouillon, regroupée par fournisseur, avec l’explication de chaque ligne. L’acheteur accepte, corrige ou rejette et libère la commande selon vos règles de signature ; l’agent n’envoie rien seul.

Aujourd’hui

Le chef d’équipe commande par SMS, photo ou message vocal, sans référence article ni centre de coûts. Le bureau reconstitue la commande, rappelle le chantier et passe l’ordre au fournisseur en fin de journée.

Avec l’IA

Nous configurons un agent qui reçoit le message du chantier dans Teams ou par e-mail, retrouve le chantier et le centre de coûts dans votre logiciel de construction, associe les articles au catalogue de vos fournisseurs habituels et demande au chef d’équipe ce qui manque. Il prépare la commande avec la date de livraison souhaitée ; le conducteur de travaux ou l’acheteur la valide, puis l’agent l’envoie au fournisseur et la consigne dans le dossier du chantier.

Aujourd’hui

Chez un transporteur ou un entrepositaire, une bonne partie des appels et e-mails demande où en est un envoi. L’équipe consulte le système de transport et les portails des partenaires, puis répond au cas par cas.

Avec l’IA

Nous configurons un agent relié à votre système de gestion des transports et aux portails des transporteurs : à chaque demande de suivi, il identifie l’envoi à partir du numéro ou de la référence client, consulte le statut et répond avec la prochaine étape connue, en signant comme agent IA. Les retards, dommages et litiges sont transmis à un collaborateur avec le dossier déjà rassemblé ; c’est lui qui décide de la réponse et d’un éventuel dédommagement.

Aujourd’hui

Pour chaque importation ou exportation, il faut reprendre la facture commerciale et la liste de colisage, retrouver le numéro de tarif et l’origine, puis saisir la déclaration. Les erreurs se paient en retards ou en corrections a posteriori.

Avec l’IA

Nous configurons un agent déclenché à la création d’un envoi : il lit la facture commerciale et la liste de colisage, reprend de votre ERP le numéro de tarif et l’origine déjà attribués à chaque article, en propose pour les nouveaux articles à partir de votre historique et signale les incohérences de poids, de valeur ou d’origine. Il assemble le dossier prêt à saisir dans Passar ou à transmettre au transitaire ; le déclarant vérifie, corrige et dépose lui-même la déclaration.

Aujourd’hui

Le chef établit chaque semaine les commandes de denrées de mémoire et à partir d’un inventaire rapide. Les quantités ne suivent pas toujours les réservations ni les menus prévus, avec des manques ou du gaspillage.

Avec l’IA

Chaque semaine, l’agent lit les menus prévus, les réservations dans votre logiciel et vos fiches recettes, déduit le stock saisi et prépare une commande par fournisseur selon leurs jours de livraison et leurs minimums. Le chef ajuste selon le marché et valide ; l’agent envoie alors les commandes par e-mail ou sur le portail du fournisseur et garde la trace de ce qui a été commandé.