Agents IA pour le juridique et la conformité des PME

Aujourd’hui

Les conditions générales d’un fournisseur ou le contrat d’un grand client arrivent avec une date de signature proche, et personne n’a le temps de les lire en entier.

Avec l’IA

Dès qu’un contrat est déposé dans le dossier prévu ou reçu à l’adresse dédiée, l’agent le compare à votre liste de points de vigilance (responsabilité, durée et résiliation, for et droit applicable, pénalités, propriété intellectuelle) et à votre modèle maison. Il cite les clauses concernées telles quelles, signale celles qui s’écartent de vos règles, enregistre sa note dans le dossier et crée la tâche de relecture avec la date de signature prévue. La direction ou le juriste lit les passages signalés, décide de ce qu’il faut négocier et fait appel à un avocat si nécessaire.

Aujourd’hui

Le registre des activités de traitement a été rempli une fois lors de l’entrée en vigueur de la nLPD, puis oublié, et la déclaration de confidentialité du site ne correspond plus aux outils utilisés.

Avec l’IA

Chaque fois qu’un nouveau logiciel est commandé ou qu’un contrat de sous-traitance est signé, l’agent lit la fiche du fournisseur et le contrat, relève les données traitées, le lieu d’hébergement et les sous-traitants, et prépare la ligne correspondante du registre en attente de validation. Il signale aussi les passages de la déclaration de confidentialité du site qui ne correspondent plus. La personne responsable de la protection des données vérifie chaque ligne avant de l’intégrer ; en cas de doute, elle consulte un spécialiste.

Aujourd’hui

Chacun utilise un outil d’IA différent, parfois avec un compte personnel, et personne ne sait quelles données de clients ou du personnel y ont été copiées.

Avec l’IA

Nous recensons avec vos équipes les outils réellement utilisés, puis l’assistant aide à rédiger une directive courte : outils autorisés, droits accordés aux agents, catégories de données interdites, relecture obligatoire, information des clients, responsable des questions. La direction adopte la directive ; nous la présentons aux équipes et la tenons à jour avec vous lorsque les outils changent.

Aujourd’hui

Dans une gérance ou une société qui loue ses locaux, les délais de résiliation, les clauses d’indexation et les options de prolongation dorment dans des centaines de PDF, et une échéance manquée engage pour des années.

Avec l’IA

Pour chaque contrat déposé dans votre dossier partagé, l’agent extrait les délais de résiliation, les clauses d’indexation et les options de prolongation avec la page source, et propose l’inscription au registre des échéances. Une fois l’extraction confirmée, il crée les rappels dans Outlook et, à l’approche d’une échéance, prépare le dossier de décision avec un projet de courrier. Le gérant ou la personne responsable décide de toute résiliation ou renégociation et signe.

Aujourd’hui

Une étude a déjà rédigé des centaines de mémoires, conventions et avis, mais les retrouver dépend de la mémoire de l’associé qui s’en est occupé.

Avec l’IA

Un assistant de recherche sur mesure, installé sur l’infrastructure choisie avec votre informaticien, répond aux questions posées en langage courant en renvoyant les passages pertinents de vos actes avec le dossier source, en respectant les droits d’accès par dossier. L’avocat lit l’original, vérifie l’actualité de la jurisprudence dans Swisslex ou Weblaw et reste seul juge de la reprise d’un texte.

Aujourd’hui

Sur un chantier, les délais d’avis, les réserves et les modifications de commande se discutent par e-mail et sur les procès-verbaux, et le contrat de base avec ses annexes n’est relu qu’au moment d’un désaccord.

Avec l’IA

À chaque procès-verbal ou e-mail classé dans le dossier de projet, l’agent repère les événements qui font courir un délai selon le contrat, ses annexes et les conditions qui y sont intégrées (par exemple la norme SIA 118 lorsqu’elle est convenue). Il crée la tâche avec l’échéance pour le chef de projet et prépare dans Outlook un projet d’avis ou d’avenant qui renvoie aux pièces. Le chef de projet vérifie les faits et les dates ; la direction signe, avec l’appui d’un juriste si l’enjeu le demande.

Aujourd’hui

Quand une marchandise arrive endommagée ou qu’un client conteste une réparation, les faits sont éparpillés entre e-mails, bons de livraison, photos et factures, et l’assureur ou l’avocat demande un récit clair.

Avec l’IA

Lorsqu’un sinistre ou une contestation est signalé, l’agent recherche dans la messagerie et le dossier partagé les e-mails, bons de livraison, photos et factures liés, établit une chronologie où chaque événement renvoie à sa pièce et prépare en brouillon la déclaration de sinistre ou la note pour l’avocat ou la protection juridique. Il crée aussi un rappel pour le délai de déclaration. La personne responsable vérifie chaque fait et chaque date avant envoi ; l’appréciation de la responsabilité ne fait pas partie de ce que l’agent produit.

Aujourd’hui

Un patient ou un client demande quelles données l’entreprise détient sur lui ; il faut chercher dans plusieurs logiciels, la messagerie et les archives, puis répondre dans le délai prévu par la nLPD.

Avec l’IA

À réception d’une demande d’accès, l’agent l’inscrit au registre avec son délai et demande à la personne responsable de confirmer l’identité du requérant. Il cherche ensuite les données dans le dossier patient ou le logiciel de caisse, le CRM et la messagerie, les regroupe par catégorie et par source, signale ce qui concerne des tiers et prépare un projet de réponse. La personne responsable de la protection des données vérifie l’exhaustivité, retire ce qui ne doit pas être transmis et signe la réponse.