Agenti IA per l’ufficio legale e la conformità delle PMI

Oggi

Le condizioni generali di un fornitore o il contratto di un grande cliente arrivano con una data di firma vicina, e nessuno ha il tempo di leggerli per intero.

Con l’IA

Appena un contratto è depositato nella cartella prevista o ricevuto all’indirizzo dedicato, l’agente lo confronta con il vostro elenco di punti di attenzione (responsabilità, durata e disdetta, foro e diritto applicabile, penali, proprietà intellettuale) e con il vostro modello interno. Cita testualmente le clausole interessate, segnala quelle che si discostano dalle vostre regole, registra la sua nota nell’incarto e crea il compito di rilettura con la data di firma prevista. La direzione o il giurista legge i passaggi segnalati, decide cosa negoziare e si rivolge a un avvocato se necessario.

Oggi

Il registro delle attività di trattamento è stato compilato una volta all’entrata in vigore della nLPD e poi dimenticato, e l’informativa sulla privacy del sito non corrisponde più agli strumenti in uso.

Con l’IA

Ogni volta che viene ordinato un nuovo software o firmato un contratto di trattamento per conto terzi, l’agente legge la documentazione del fornitore e il contratto, rileva i dati trattati, il luogo di hosting e i subfornitori, e prepara la riga corrispondente del registro in attesa di convalida. Segnala anche i passaggi dell’informativa sulla privacy del sito che non corrispondono più. La persona responsabile della protezione dei dati verifica ogni riga prima di integrarla e, in caso di dubbio, consulta uno specialista.

Oggi

Ognuno usa uno strumento di IA diverso, a volte con un account personale, e nessuno sa quali dati di clienti o del personale vi siano stati copiati.

Con l’IA

Censiamo con i vostri team gli strumenti realmente usati, poi l’assistente aiuta a redigere una direttiva breve: strumenti ammessi, diritti concessi agli agenti, categorie di dati vietate, rilettura obbligatoria, informazione dei clienti, persona di riferimento per le domande. La direzione adotta la direttiva; la presentiamo ai team e la aggiorniamo con voi quando gli strumenti cambiano.

Oggi

In una gerenza immobiliare o in un’azienda che affitta i propri locali, termini di disdetta, clausole di indicizzazione e opzioni di proroga dormono in centinaia di PDF, e una scadenza mancata vincola per anni.

Con l’IA

Per ogni contratto depositato nella vostra cartella condivisa, l’agente estrae termini di disdetta, clausole di indicizzazione e opzioni di proroga con la pagina di origine e propone l’iscrizione nel registro delle scadenze. Confermata l’estrazione, crea i promemoria in Outlook e, all’avvicinarsi di una scadenza, prepara l’incarto di decisione con una bozza di lettera. Il gerente o la persona responsabile decide di ogni disdetta o rinegoziazione e firma.

Oggi

Uno studio ha già redatto centinaia di memorie, convenzioni e pareri, ma ritrovarli dipende dalla memoria del socio che se n’è occupato.

Con l’IA

Un assistente di ricerca su misura, installato sull’infrastruttura scelta con il vostro informatico, risponde alle domande poste in linguaggio corrente restituendo i passaggi pertinenti dei vostri atti con l’incarto di origine, rispettando i diritti d’accesso per incarto. L’avvocato legge l’originale, verifica l’attualità della giurisprudenza in Swisslex o Weblaw e decide da solo se riprendere un testo.

Oggi

In cantiere termini di avviso, riserve e modifiche d’ordine si discutono per e-mail e nei verbali, e il contratto di base con i suoi allegati viene riletto solo al momento di un disaccordo.

Con l’IA

A ogni verbale o e-mail archiviati nella cartella del progetto, l’agente individua gli eventi che fanno decorrere un termine secondo il contratto, i suoi allegati e le condizioni che vi sono integrate (ad esempio la norma SIA 118 quando è pattuita). Crea il compito con la scadenza per il capoprogetto e prepara in Outlook una bozza di avviso o di aggiunta con rimando ai documenti. Il capoprogetto verifica fatti e date; la direzione firma, con il sostegno di un giurista se la posta in gioco lo richiede.

Oggi

Quando una merce arriva danneggiata o un cliente contesta una riparazione, i fatti sono sparsi tra e-mail, bollettini di consegna, foto e fatture, e l’assicuratore o l’avvocato chiede un resoconto chiaro.

Con l’IA

Quando viene segnalato un sinistro o una contestazione, l’agente cerca nella posta e nella cartella condivisa le e-mail, i bollettini di consegna, le foto e le fatture collegati, ricostruisce una cronologia in cui ogni evento rimanda al suo documento e prepara in bozza la notifica del sinistro o una nota per l’avvocato o la protezione giuridica. Crea anche un promemoria per il termine di notifica. La persona responsabile verifica ogni fatto e ogni data prima dell’invio; la valutazione della responsabilità non fa parte di ciò che l’agente produce.

Oggi

Un paziente o un cliente chiede quali dati l’azienda detiene su di lui; bisogna cercare in diversi software, nella posta e negli archivi, poi rispondere entro il termine previsto dalla nLPD.

Con l’IA

Alla ricezione di una richiesta di accesso, l’agente la iscrive nel registro con il suo termine e chiede alla persona responsabile di confermare l’identità del richiedente. Cerca poi i dati nella cartella clinica o nel software di cassa, nel CRM e nella posta, li raggruppa per categoria e per fonte, segnala ciò che riguarda terzi e prepara una bozza di risposta. La persona responsabile della protezione dei dati verifica la completezza, toglie ciò che non va trasmesso e firma la risposta.