Fallstudie · Treuhand & administrative Dienstleistungen · Westschweiz
Realer Auftrag, Kunde anonymisiert. Zahlen mit dem Kunden gemessen und gerundet; keine Prüfung durch Dritte.
Ein Treuhandbüro mit 35 Mitarbeitenden fakturiert in 3 statt in 12 Tagen
Ein KI-Assistent, verbunden mit Buchhaltungssoftware, Mailbox und Dokumenten, bereitet Buchungen, Rechnungen und Mahnungen vor; jede ausgehende Aktion gibt eine Person frei. Ergebnisse über 90 Tage gemessen.
Umfang und Grenzen
Gerundete Zahlen, gemessen im Testumfang und danach im erweiterten Umfang. Realer Auftrag: Der Name des Kunden und alle Angaben, die ihn erkennbar machen würden, wurden entfernt.
- Unternehmen
- Treuhand- und Administrativdienstleistungen, rund 35 Mitarbeitende, 3 Gesellschaften
- Umfang
- Rund 450 aktive Kundendossiers: Dokumente, Fakturierung, Mahnwesen und Freigaben
- Vorhandene Software
- Schweizer Buchhaltungssoftware, Microsoft 365, teilweise eingeführte Dokumentenablage, E-Mail als Pendenzenliste
- Ausgangslage
- Kein KI-Werkzeug im Einsatz; individuelle Nutzung von ChatGPT ohne Regeln
Ausgangslage
Das Backoffice trug das Wachstum: Jedes neue Kundendossier brachte mehr Erfassung, Ablage, Mahnungen und Querkontrollen zwischen den drei Gesellschaften. Das Prozesswissen lag bei zwei Personen, und die Rechnungen gingen regelmässig zu spät hinaus.
Die Geschäftsleitung hatte mehrere Angebote von Softwareanbietern erhalten, die eine schlüsselfertige «KI-Automatisierung» versprachen. Keines beantwortete die konkreten Fragen: Wohin gehen die Daten unserer Kunden, wer gibt eine Buchung frei, bevor sie verbucht wird, was passiert, wenn sich die KI irrt?
Die gestellte Frage
Noch eine Software kaufen – oder einen KI-Assistenten über die vorhandene Software legen, mit einer menschlichen Freigabe vor jeder ausgehenden Aktion?
Rahmenbedingungen
Sensible Treuhanddaten
Finanz- und Personendaten von rund 450 Kunden, die dem Datenschutzgesetz und dem Berufsgeheimnis unterstehen. Keine Daten durften für das Training der Modelle eines Anbieters verwendet werden.
Keine interne Informatik
Das System musste ohne Informatiker vor Ort laufen: einfache Bedienung, klare Warnmeldungen, schriftliche Anleitung für Störungen.
KMU-Budget
Eine Investition, die die Partner vertreten konnten, freigegeben in Etappen, jede auf Basis gemessener Ergebnisse.
Französisch und Deutsch
Dokumente und Korrespondenz in beiden Sprachen, oft gemischt im selben Dossier.
Was wir umgesetzt haben
Wir haben keine Software ersetzt. Der Assistent liest eingehende E-Mails, Dokumente und Buchungen, bereitet Aktionen vor und handelt nur innerhalb schriftlich festgelegter Grenzen: Rechte nach Rolle, menschliche Freigabe vor jedem Versand, Protokoll jeder Operation.
Die Bausteine
Etappen des Auftrags
Analyse und Ausgangsmessung 3 Wochen
Erfassung der realen Abläufe, Messung der Bearbeitungszeiten und Fakturierungsfristen, Einordnung der sensiblen Daten, Wahl des ersten Umfangs.
Einrichtung 6 Wochen
Zugriffsrechte, Verbindungen nur mit Leserechten, Testumgebung mit anonymisierten Dossiers, Protokoll der Operationen.
Begleiteter Test 8 Wochen
Der Assistent arbeitet für eine der drei Gesellschaften; jede Aktion gibt eine Person frei; wöchentliche Fehlerdurchsicht und Anpassung der Schwellenwerte.
Ausweitung 6 Wochen
Einsatz in allen drei Gesellschaften, Stichprobenkontrolle bei risikoarmen Aktionen, Schulung der Teams.
Absicherung und Übergabe 3 Wochen
Betriebsanleitungen, Warnmeldungen, Sicherheitsprüfung; die monatliche Besprechung übernimmt die Geschäftsleitung.
- In den ersten 3 Monaten kein Versand ohne menschliche Freigabe
- Daten getrennt nach Gesellschaft und Kundendossier
- Modelle ohne Speicherung und ohne Training auf Kundendaten
- Im Zweifel hält sich der Assistent zurück und übergibt das Dossier einer Person
- Unveränderliches Protokoll, gemeinsam mit der Revisionsstelle geprüft
- Monatliche Besprechung mit der Geschäftsleitung: Fehler, Kosten, Entscheide zur Ausweitung
Gemessene Ergebnisse
Die ersten drei Wochen dienten der Messung der Ausgangslage. Die Zahlen unten vergleichen die 90 Tage vor dem Test mit den letzten 90 Tagen des Auftrags, im selben Umfang.
Gerundete Zahlen, gemessen im Testumfang und danach im erweiterten Umfang. Realer Auftrag: Der Name des Kunden und alle Angaben, die ihn erkennbar machen würden, wurden entfernt.
Was wir anders machen würden
Jede Fallstudie sagt auch, was besser hätte laufen können.
- 01
Ab der ersten Woche messen. Wir haben die Ausgangsmessung während der Analyse gefestigt; sechs Wochen feinere Daten hätten den Schlussvergleich belastbarer gemacht.
- 02
Die Revisionsstelle schon bei der Einrichtung einbeziehen. Ihre Prüfung des Protokolls im Test hat den Ansatz bestätigt; früher hätte sie zwei Überarbeitungen des Protokollformats erspart.
- 03
Zu Beginn weniger Verbindungen bauen. Vier wurden geliefert; zwei hätten für den Test genügt. Die beiden anderen hätten auf den Nachweis der Nutzung warten sollen.