Fallstudie · Regulierte Finanzdienstleistungen · Vermögensverwaltung & Vorsorge · Schweiz
Realer Auftrag, Kunde anonymisiert. Zahlen mit dem Kunden gemessen und gerundet; keine Prüfung durch Dritte.
Ein Finanzdienstleister mit 120 Mitarbeitenden regelt alle 68 KI-Anwendungen in viereinhalb Monaten
Inventar der KI-Nutzung, Regeln nach Risiko, freigegebene Werkzeuge mit kontrolliertem Zugang und Freigabe in unter 48 Stunden für einfache Anwendungen.
Umfang und Grenzen
Gerundete Zahlen. Realer Auftrag: Der Name des Kunden und alle Angaben, die ihn erkennbar machen würden, wurden entfernt.
- Unternehmen
- Regulierter Schweizer Finanzdienstleister (Vermögensverwaltung und Vorsorge), rund 120 Mitarbeitende
- Umfang
- Die Nutzung generativer KI im ganzen Unternehmen und die Daten, die dabei in diese Werkzeuge gelangen
- Vorhandene Software
- Microsoft 365 und Fachanwendungen; kein vom Unternehmen gewähltes KI-Werkzeug
- Ausgangslage
- Öffentliche KI-Werkzeuge überall im Einsatz, ohne Inventar, ohne Regeln und ohne Freigabe
Ausgangslage
Öffentliche KI-Werkzeuge hatten sich in den Teams ausgebreitet, ohne dass je entschieden worden wäre: Briefe, Dossierzusammenfassungen, vorbereitende Analysen. Niemand wusste, wer was nutzte und mit welchen Daten. Dann kopierte ein Mitarbeiter die Daten eines Kunden in eines dieser Werkzeuge. Der Vorfall wurde knapp abgewendet, zeigte aber, dass der riskante Weg zum Normalfall geworden war.
Die Geschäftsleitung dachte zuerst an ein Totalverbot. Das hätte nichts gelöst: Die Nutzung wäre auf private Telefone ausgewichen, ausser Sichtweite, und das Unternehmen hätte verloren, was die Werkzeuge tatsächlich brachten. Der Verwaltungsrat wollte keine Charta, sondern den Nachweis, dass die Nutzung im Griff ist – in einem Geschäft, in dem Vorsorgedaten keine Ungenauigkeit erlauben.
Die gestellte Frage
Alles verbieten und den Nutzen verlieren – oder Regeln setzen und den sicheren Weg schneller machen als den Umweg?
Rahmenbedingungen
Finanzregulierung und Datenschutz
Regulierte Tätigkeit und Personendaten unter dem Datenschutzgesetz: Jede Nutzungsregel musste schriftlich, nachvollziehbar und belastbar sein, keine blosse Empfehlung.
Vorsorgedaten
Die Vorsorgedaten der Kunden gehören zu den sensibelsten Daten des Unternehmens. Sie einem nicht freigegebenen Werkzeug auszusetzen, war das erste auszuschliessende Szenario.
Ein Verwaltungsrat, der Nachweise will
Eine unterschriebene Richtlinie genügte nicht: Verlangt waren Inventar, Kontrollen, Protokolle und Kennzahlen, die zu festen Terminen geprüft werden.
Keine Praxis für IT-Risiken
Finanzrisiken steuerte das Unternehmen sorgfältig, für die Risiken digitaler Werkzeuge gab es aber keine schriftliche Praxis. Die Regeln mussten von den Teams getragen werden können, statt ihnen übergestülpt zu werden.
Was wir umgesetzt haben
Zwei Ergebnisse: Nutzungsregeln und die Werkzeuge, die sie umsetzen. Ein Grundsatz vom ersten bis zum letzten Tag: Jede Anwendung erhält eine Risikostufe, jede Stufe passende Kontrollen, und der freigegebene Weg muss schneller sein als der Umweg.
Die Bausteine
Etappen des Auftrags
Inventar und Risikoanalyse 4 Wochen
Gespräche Team für Team und Beobachtung der realen Praxis: 68 Anwendungen generativer KI erfasst, betroffene Daten bestimmt, Szenarien für Datenabfluss und Fehler beschrieben.
Regeln und Kontrollen 4 Wochen
Einstufung der Anwendungen in vier Risikostufen, Kontrollen pro Stufe, Nutzungsregeln mit dem externen Juristen verfasst, Verabschiedung durch die Geschäftsleitung.
Inbetriebnahme der freigegebenen Werkzeuge 6 Wochen
Freigegebene Werkzeuge mit den Firmenkonten nutzbar, Rechte nach Rolle, Nutzungsprotokoll, Freigabe in zwei Geschwindigkeiten in Betrieb.
Schulung und Übergabe 4 Wochen
Schulung nach Rolle (Nutzende, Freigebende, Geschäftsleitung), interne Publikation der Freigabeentscheide, erstes vollständiges Dashboard, Weiterführung durch den Kunden.
- Erlaubte Anwendungen pro Risikostufe festgelegt
- Keine Kundendaten in nicht freigegebenen Werkzeugen
- Freigabe einer risikoarmen Anwendung in unter 48 Stunden
- Monatliche Durchsicht der Nutzungsprotokolle
- Bei einem Vorfall ist schriftlich festgelegt, wer wen in welcher Frist alarmiert
- Quartalsweise Überprüfung der Regeln mit der Geschäftsleitung
Gemessene Ergebnisse
Zu Beginn gab es nichts: kein Inventar, keine Kontrollen, keinen Freigabeweg. Die Zahlen unten messen, was die Regeln sichtbar und danach beherrschbar gemacht haben, einschliesslich sechs Monaten Nutzung nach der Inbetriebnahme.
Gerundete Zahlen. Realer Auftrag: Der Name des Kunden und alle Angaben, die ihn erkennbar machen würden, wurden entfernt.
Was wir anders machen würden
Jede Fallstudie sagt auch, was besser hätte laufen können.
- 01
Vor der Auslieferung der Werkzeuge schulen, nicht danach. Die Teams wussten, dass freigegebene Werkzeuge kommen, und das Warten erzeugte Frust; Schulung während der Inbetriebnahme hätte diese Zeit zur Vorbereitung gemacht.
- 02
Den Juristen schon beim Inventar einbeziehen, nicht erst bei den Regeln. Zwei Überarbeitungen wären entfallen, hätten die rechtlichen Vorgaben die Einstufung von Anfang an geleitet.
- 03
Freigabeentscheide ab dem ersten Tag publizieren. Wir begannen damit erst während des Auftrags – und genau diese Offenheit hat den Freigabeweg durchgesetzt: Alle sahen, dass schnell entschieden wird, und warum.