Étude de cas · Fiduciaire et services administratifs · Suisse romande
Mission réelle, client anonymisé. Chiffres mesurés avec le client et arrondis ; pas d’audit par un tiers.
Une fiduciaire de 35 personnes facture en 3 jours au lieu de 12
Un assistant IA relié au logiciel comptable, à la messagerie et aux documents prépare saisies, factures et relances ; une personne valide chaque envoi. Résultats mesurés sur 90 jours.
Périmètre et limites
Chiffres arrondis, mesurés sur le périmètre de l’essai puis de l’extension. Mission réelle : le nom du client et les détails qui permettraient de le reconnaître ont été retirés.
- Entreprise
- Fiduciaire et services administratifs, environ 35 personnes, 3 sociétés
- Périmètre
- Environ 450 dossiers clients actifs : documents, facturation, relances et validations
- Logiciels en place
- Logiciel comptable suisse, Microsoft 365, classement documentaire partiel, e-mail utilisé comme liste de tâches
- Point de départ
- Aucun outil d’IA en service ; usage individuel de ChatGPT, sans règles
Situation de départ
Le back-office absorbait la croissance : chaque nouveau dossier ajoutait de la saisie, du classement, des relances et des contrôles entre les trois sociétés. Deux personnes concentraient la connaissance des processus, et les factures partaient régulièrement en retard.
La direction avait reçu plusieurs offres d’éditeurs promettant une « automatisation IA » clé en main. Aucune ne répondait aux questions concrètes : où vont les données de nos clients, qui valide une écriture avant qu’elle soit passée, que se passe-t-il quand l’IA se trompe ?
La question posée
Acheter un logiciel de plus, ou ajouter un assistant IA au-dessus des logiciels déjà en place, avec une validation humaine avant chaque envoi ?
Contraintes
Données fiduciaires sensibles
Données financières et personnelles d’environ 450 clients, soumises à la nLPD et au secret professionnel. Aucune donnée ne devait servir à entraîner les modèles d’un fournisseur.
Pas d’informaticien interne
Le système devait fonctionner sans informaticien sur place : manipulations simples, alertes claires, procédure écrite en cas de panne.
Budget de PME
Un investissement que les associés pouvaient défendre, engagé par étapes, chacune validée sur des résultats mesurés.
Français et allemand
Documents et correspondance dans les deux langues, souvent mélangées dans un même dossier.
Ce que nous avons mis en place
Nous n’avons remplacé aucun logiciel. L’assistant lit les e-mails entrants, les documents et les écritures, prépare les actions et n’agit que dans des limites écrites : droits par rôle, validation humaine avant tout envoi, journal de chaque opération.
Les éléments
Étapes de la mission
Analyse et mesure de départ 3 semaines
Relevé des processus réels, mesure des temps de traitement et des délais de facturation, tri des données sensibles, choix du premier périmètre.
Mise en place 6 semaines
Droits d’accès, connexions en lecture seule, environnement de test avec des dossiers anonymisés, journal des opérations.
Essai supervisé 8 semaines
L’assistant travaille pour une des trois sociétés ; chaque action est validée par une personne ; revue des erreurs chaque semaine et réglage des seuils.
Extension 6 semaines
Passage aux trois sociétés, contrôle par échantillon pour les actions à faible risque, formation des équipes.
Sécurisation et transmission 3 semaines
Procédures d’exploitation, alertes, revue de sécurité ; le point mensuel est repris par la direction.
- Aucun envoi sans validation humaine pendant les 3 premiers mois
- Données séparées par société et par dossier client
- Modèles utilisés sans conservation ni entraînement sur les données des clients
- En cas de doute, l’assistant s’abstient et transmet le dossier à une personne
- Journal des opérations non modifiable, revu avec la fiduciaire de révision
- Point mensuel avec la direction : erreurs, coûts, décisions d’extension
Résultats mesurés
Les trois premières semaines ont servi à mesurer la situation de départ. Les chiffres ci-dessous comparent les 90 jours avant l’essai aux 90 derniers jours de la mission, sur le même périmètre.
Chiffres arrondis, mesurés sur le périmètre de l’essai puis de l’extension. Mission réelle : le nom du client et les détails qui permettraient de le reconnaître ont été retirés.
Ce que nous ferions autrement
Chaque étude dit aussi ce qui aurait pu être mieux fait.
- 01
Mesurer dès la première semaine. Nous avons consolidé la mesure de départ pendant l’analyse ; six semaines de données plus fines auraient rendu la comparaison finale plus solide.
- 02
Associer la fiduciaire de révision dès la mise en place. Son examen du journal pendant l’essai a validé l’approche ; plus tôt, il aurait évité deux reprises du format des traces.
- 03
Construire moins de connexions au départ. Quatre ont été livrées ; deux suffisaient pour l’essai. Les deux autres auraient dû attendre la preuve de l’usage.