Étude de cas · Engineer · Plateformes & engineering IA
Un agent de gestion gouverné, en production dans une PME de services suisse
Comment une PME de services romande a remplacé une surcharge back-office par une couche agent gouvernée au-dessus de ses systèmes existants — architecture, contrôles, résultats mesurés.
Cas anonymisé — exemple représentatif issu de missions réelles de Numezis
Situation de départ
Le back-office absorbait l’essentiel de la croissance : chaque nouveau dossier client ajoutait de la saisie, du classement documentaire, des relances et des contrôles croisés entre trois entités. Deux personnes clés concentraient la connaissance des processus, et la facturation partait systématiquement en retard.
La direction avait reçu plusieurs offres d’éditeurs promettant une « automatisation IA » clé en main. Aucune ne répondait aux questions concrètes : où circulent les données de nos clients, qui valide une écriture avant qu’elle n’existe, que se passe-t-il quand le modèle se trompe ?
La décision sur la table
Fallait-il acheter une suite logicielle métier de plus — ou construire une couche agent gouvernée au-dessus des systèmes déjà en place ?
Contraintes réelles
Données fiduciaires sensibles
Données financières et personnelles de ~450 clients finaux, soumises à la nLPD et au secret professionnel. Aucune donnée ne devait servir à l’entraînement de modèles tiers.
Pas d’équipe IT interne
L’exploitation devait être possible sans ingénieur sur site : opérations simples, alertes explicites, procédures de reprise documentées.
Budget PME
Un investissement défendable devant les associés, engagé par tranches avec des jalons de preuve — pas un programme pluriannuel signé à l’aveugle.
Bilinguisme FR/DE
Documents clients et correspondance dans les deux langues, avec bascule fréquente au sein d’un même dossier.
Ce que nous avons construit
Nous avons construit une couche agent au-dessus des systèmes existants plutôt que de les remplacer. L’agent lit le contexte (e-mails entrants, documents, écritures), prépare des actions, et ne les exécute qu’à l’intérieur de frontières explicites : permissions par rôle, file d’approbation humaine et journal d’audit immuable.
Composants du système
Séquence de delivery
Cadrage & baseline 3 semaines
Cartographie des workflows réels, mesure des temps de traitement et des délais de facturation, classification des données, choix du premier périmètre.
Fondations 6 semaines
Identités et permissions, connecteurs MCP en lecture seule, environnement d’évaluation avec dossiers de test anonymisés, journal d’audit.
Pilote supervisé 8 semaines
Agent en production sur une entité, 100 % des actions validées par un humain, revue hebdomadaire des erreurs et ajustement des seuils.
Extension 6 semaines
Déploiement sur les trois entités, passage en validation par échantillonnage sur les actions à faible risque, formation des équipes.
Durcissement & transfert 3 semaines
Procédures d’exploitation, alertes, revue de sécurité, gouvernance mensuelle transférée à la direction.
Résultats mesurés
La baseline des trois premières semaines a permis de mesurer l’écart réel — pas un ressenti. Les chiffres ci-dessous comparent les 90 jours précédant le pilote aux 90 derniers jours de la mission, sur le même périmètre.
Chiffres arrondis, mesurés sur le périmètre du pilote puis de l’extension. Cas anonymisé : exemple représentatif issu de missions et de développements produit réels de Numezis, pas une référence nommable.
Ce que nous referions différemment
Cette section fait partie de notre standard éditorial : pas d’étude de cas sans ses leçons.
- 01
Instrumenter la baseline dès la première semaine. Nous l’avons consolidée en phase de cadrage, mais six semaines de données de référence plus fines auraient renforcé la mesure de valeur finale.
- 02
Impliquer le réviseur externe dès les fondations. Son examen du journal d’audit en phase pilote a validé l’approche — le faire plus tôt aurait évité deux itérations sur le format des traces.
- 03
Construire moins de connecteurs au départ. Quatre connecteurs MCP ont été livrés ; deux suffisaient au pilote. Les deux autres auraient dû attendre les preuves d’usage.