Caso di studio · Servizi fiduciari e amministrativi · Svizzera romanda
Mandato reale, cliente anonimizzato. Cifre misurate con il cliente e arrotondate; nessuna verifica di terzi.
Una fiduciaria di 35 persone fattura in 3 giorni invece di 12
Un assistente IA collegato al software contabile, alla posta e ai documenti prepara registrazioni, fatture e solleciti; una persona approva ogni invio. Risultati misurati su 90 giorni.
Ambito e limiti
Cifre arrotondate, misurate sull’ambito della prova e poi dell’estensione. Mandato reale: il nome del cliente e i dettagli che permetterebbero di riconoscerlo sono stati tolti.
- Azienda
- Servizi fiduciari e amministrativi, circa 35 persone, 3 società
- Ambito
- Circa 450 pratiche clienti attive: documenti, fatturazione, solleciti e approvazioni
- Software in uso
- Software contabile svizzero, Microsoft 365, archiviazione documentale parziale, e-mail usata come lista delle cose da fare
- Punto di partenza
- Nessuno strumento di IA in uso; uso individuale di ChatGPT senza regole
Situazione di partenza
Il back-office assorbiva la crescita: ogni nuova pratica portava più inserimenti, archiviazione, solleciti e controlli incrociati tra le tre società. La conoscenza dei processi era nelle mani di due persone e le fatture partivano spesso in ritardo.
La direzione aveva ricevuto diverse offerte di fornitori che promettevano un’«automazione IA» chiavi in mano. Nessuna rispondeva alle domande concrete: dove finiscono i dati dei nostri clienti, chi approva una registrazione prima che venga contabilizzata, cosa succede quando l’IA sbaglia?
La domanda posta
Acquistare un altro software, o aggiungere un assistente IA sopra i software già in uso, con l’approvazione di una persona prima di ogni invio?
Vincoli
Dati fiduciari sensibili
Dati finanziari e personali di circa 450 clienti, soggetti alla nLPD e al segreto professionale. Nessun dato doveva servire ad addestrare i modelli di un fornitore.
Nessun informatico interno
Il sistema doveva funzionare senza un informatico in sede: uso semplice, avvisi chiari, procedura scritta in caso di guasto.
Budget da PMI
Un investimento difendibile davanti ai soci, impegnato per tappe, ciascuna approvata su risultati misurati.
Francese e tedesco
Documenti e corrispondenza nelle due lingue, spesso mescolate nella stessa pratica.
Cosa abbiamo messo in opera
Non abbiamo sostituito alcun software. L’assistente legge le e-mail in arrivo, i documenti e le registrazioni, prepara le azioni e agisce solo entro limiti scritti: diritti per ruolo, approvazione di una persona prima di ogni invio, registro di ogni operazione.
Gli elementi
Tappe del mandato
Analisi e misura di partenza 3 settimane
Rilievo dei processi reali, misura dei tempi di lavorazione e dei ritardi di fatturazione, classificazione dei dati sensibili, scelta del primo ambito.
Messa in opera 6 settimane
Diritti di accesso, collegamenti in sola lettura, ambiente di prova con pratiche anonimizzate, registro delle operazioni.
Prova supervisionata 8 settimane
L’assistente lavora per una delle tre società; ogni azione è approvata da una persona; revisione settimanale degli errori e regolazione delle soglie.
Estensione 6 settimane
Passaggio alle tre società, controllo a campione per le azioni a basso rischio, formazione dei team.
Messa in sicurezza e consegna 3 settimane
Procedure operative, avvisi, verifica di sicurezza; il punto mensile passa alla direzione.
- Nessun invio senza approvazione umana nei primi 3 mesi
- Dati separati per società e per pratica cliente
- Modelli usati senza conservazione né addestramento sui dati dei clienti
- In caso di dubbio l’assistente si astiene e passa la pratica a una persona
- Registro delle operazioni non modificabile, esaminato con l’ufficio di revisione
- Punto mensile con la direzione: errori, costi, decisioni di estensione
Risultati misurati
Le prime tre settimane sono servite a misurare la situazione di partenza. Le cifre qui sotto confrontano i 90 giorni prima della prova con gli ultimi 90 giorni del mandato, sullo stesso ambito.
Cifre arrotondate, misurate sull’ambito della prova e poi dell’estensione. Mandato reale: il nome del cliente e i dettagli che permetterebbero di riconoscerlo sono stati tolti.
Cosa faremmo diversamente
Ogni caso dice anche cosa si sarebbe potuto fare meglio.
- 01
Misurare fin dalla prima settimana. Abbiamo consolidato la misura di partenza durante l’analisi; sei settimane di dati più fini avrebbero reso il confronto finale più solido.
- 02
Coinvolgere l’ufficio di revisione già nella messa in opera. Il suo esame del registro durante la prova ha confermato l’approccio; prima, avrebbe evitato due rifacimenti del formato delle tracce.
- 03
Costruire meno collegamenti all’inizio. Ne sono stati consegnati quattro; per la prova ne bastavano due. Gli altri due avrebbero dovuto attendere la prova dell’uso.