Fallstudie · Ingenieurwesen & technische Studien · Schweiz
Realer Auftrag, Kunde anonymisiert. Zahlen mit dem Kunden gemessen und gerundet; keine Prüfung durch Dritte.
Ein Ingenieurbüro mit 180 Mitarbeitenden beziffert, was KI ihm bringt: CHF 180’000 bis 220’000 pro Jahr
Nach 18 Monaten ungemessener KI-Werkzeuge: fünf Abläufe gemessen, ein Entscheid zu jedem der sieben Werkzeuge (2 gestoppt, 3 angepasst, 2 ausgebaut) und eine von der Finanzleitung bestätigte Einsparung.
Umfang und Grenzen
Gerundete Zahlen. Realer Auftrag: Der Name des Kunden und alle Angaben, die ihn erkennbar machen würden, wurden entfernt.
- Unternehmen
- Schweizer Gruppe für Ingenieurwesen und technische Studien, rund 180 Mitarbeitende, 4 Standorte
- Vorhandene KI-Werkzeuge
- Office-Copiloten und ein interner Dokumentenassistent, seit 18 Monaten im Einsatz
- Investierter Betrag
- Rund CHF 300’000 in 18 Monaten (Lizenzen und Projekte), ohne Messung des Ergebnisses
- Ausgangslage
- Keine Messung vor der Einführung, keine Kennzahlen, Nutzungsstatistiken verstreut bei den Anbietern
Ausgangslage
Achtzehn Monate nach der Einführung von Office-Copiloten und einem internen Dokumentenassistenten hatte die Gruppe rund CHF 300’000 in Lizenzen und Projekte investiert, ohne eine einzige Ergebniskennzahl. Die Rückmeldungen blieben anekdotisch: Einige sagten, sie sparten Stunden, andere hatten das Werkzeug stillschweigend aufgegeben. Als der Verwaltungsrat fragte, was die KI bringe, hatte die Geschäftsleitung nichts vorzuweisen.
Intern standen sich zwei Lager gegenüber. Die Finanzleitung wollte mangels Nachweis die Budgets kürzen; die Teams, von ihrer Erfahrung überzeugt, verlangten den Ausbau. Niemand konnte seine Sicht belegen, denn vorher war nichts gemessen worden. Die Nutzungsstatistiken lagen bei den Anbietern, und die verrechenbaren Stunden, die einzige Grösse, die alle verstanden, waren zu heikel für einen sorglosen Umgang.
Die gestellte Frage
Für jedes Werkzeug: ausbauen, anpassen oder stoppen. Aber auf welcher Grundlage?
Rahmenbedingungen
Keine Messung von vorher
Vor der Einführung war nichts gemessen worden. Die damaligen Bearbeitungszeiten gab es nirgends: Sie mussten rekonstruiert werden, ohne sie zu erfinden.
Verstreute Nutzungsstatistiken
Die Nutzungszahlen lagen bei den Anbietern, in dürftigen, uneinheitlichen und teils fehlenden Exporten.
Messen ohne zu überwachen
Das System durfte nur Abläufe messen, nie Personen. Diese Grenze galt ab dem ersten Tag.
Heikle verrechenbare Stunden
In einem Büro, das von verrechneten Stunden lebt, ist jede Zeitmessung heikel. Jede Kennzahl wurde entsprechend gestaltet.
Was wir umgesetzt haben
Wir haben kein Werkzeug hinzugefügt, sondern die fehlende Messung gebaut. Für fünf wichtige Abläufe haben wir die KI-Nutzung mit einer überprüfbaren Wirkung verknüpft, die Lage von vorher rekonstruiert und im Voraus festgelegt (bevor Zahlen vorlagen), was Ausbauen, Anpassen oder Stoppen rechtfertigt.
Die Bausteine
Etappen des Auftrags
Analyse und Wahl der Abläufe 3 Wochen
Inventar der sieben laufenden KI-Werkzeuge und -Projekte, Wahl von 5 wichtigen Abläufen, Verbindung Nutzung → Ergebnis mit den Fachverantwortlichen, erste Entscheidkriterien mit Geschäfts- und Finanzleitung.
Ausgangslage und Messung 5 Wochen
Rekonstruktion der früheren Bearbeitungszeiten aus Stichproben und historischen Daten, Information der Personalvertretung, Erhebung pro Ablauf eingerichtet, Entscheidregeln mit der Geschäftsleitung festgelegt.
Zwei Monate Messung 8 Wochen
Zwei vollständige Monatszyklen: Erhebung, Dashboard, Besprechungen mit der Geschäftsleitung, vorbereitete und dokumentierte Entscheide zu allen 7 Werkzeugen, darunter zwei bewusste Stopps.
Übergabe 4 Wochen
Der Analyst des Kunden übernimmt, die monatliche Besprechung wird in die bestehende Geschäftsleitungssitzung integriert, Berechnungsmethode und Entscheidregeln sind dokumentiert.
- Messung pro Ablauf, nie pro Person
- Personalvertretung vor der Einführung informiert
- Eine einzige Methode zur Berechnung des Nutzens, von der Finanzleitung bestätigt
- Entscheidregeln vor der ersten Messung festgelegt
- Jeder Entscheid zu Ausbau, Anpassung oder Stopp mit seinen Belegen dokumentiert
- Monatliche Besprechung in der bestehenden Sitzung, kein zusätzliches Gremium
Gemessene Ergebnisse
Das erste Ergebnis ist keine Zahl, sondern die Fähigkeit, dem Verwaltungsrat mit Belegen zu antworten. Die Kennzahlen unten vergleichen die Lage zu Beginn und am Ende des fünfmonatigen Auftrags.
Gerundete Zahlen. Realer Auftrag: Der Name des Kunden und alle Angaben, die ihn erkennbar machen würden, wurden entfernt.
Was wir anders machen würden
Jede Fallstudie sagt auch, was besser hätte laufen können.
- 01
Den Zugang zu Nutzungsstatistiken schon beim Lizenzkauf verhandeln. Die Exporte der Anbieter waren dürftig, und wir verloren drei Wochen mit der Rekonstruktion dessen, was eine Vertragsklausel geliefert hätte.
- 02
Die Personalvertretung ab der ersten Woche einbeziehen, nicht nur vor der Messung informieren. Zwei Wochen Erklärungen dazu, was das System misst und was nicht, wären vermeidbar gewesen.
- 03
Die Entscheidregeln vor der ersten Messung unverhandelbar machen, nicht nur aufschreiben. Die Versuchung, das Ziel zu verschieben, sobald die Zahlen bekannt sind, ist real: Wir haben sie erlebt.