Caso di studio · Ingegneria e studi tecnici · Svizzera
Mandato reale, cliente anonimizzato. Cifre misurate con il cliente e arrotondate; nessuna verifica di terzi.
Uno studio d’ingegneria di 180 persone quantifica quanto le rende l’IA: da CHF 180’000 a 220’000 all’anno
Dopo 18 mesi di strumenti IA mai misurati: cinque processi seguiti, una decisione su ciascuno dei sette strumenti (2 fermati, 3 adattati, 2 estesi) e un risparmio confermato dalla direzione finanziaria.
Ambito e limiti
Cifre arrotondate. Mandato reale: il nome del cliente e i dettagli che permetterebbero di riconoscerlo sono stati tolti.
- Azienda
- Gruppo svizzero di ingegneria e studi tecnici, circa 180 persone, 4 sedi
- Strumenti IA in uso
- Copiloti per l’ufficio e un assistente documentale interno, in uso da 18 mesi
- Importo impegnato
- Circa CHF 300’000 in 18 mesi (licenze e progetti), senza misurare il risultato
- Punto di partenza
- Nessuna misura prima degli strumenti, nessun indicatore, statistiche d’uso sparse presso i fornitori
Situazione di partenza
Diciotto mesi dopo l’arrivo dei copiloti per l’ufficio e poi di un assistente documentale interno, il gruppo aveva impegnato circa CHF 300’000 tra licenze e progetti, senza un solo indicatore di risultato. I riscontri restavano aneddotici: alcuni dicevano di risparmiare ore, altri avevano abbandonato lo strumento in silenzio. Quando il consiglio di amministrazione ha chiesto cosa rendesse l’IA, la direzione non aveva nulla da mostrare.
All’interno si erano formati due schieramenti. La direzione finanziaria, senza prove di ritorno, voleva tagliare i budget; i team, convinti dalla propria esperienza, chiedevano di estendere gli strumenti. Nessuno poteva dimostrare la propria tesi: prima non era stato misurato nulla. Le statistiche d’uso restavano presso i fornitori, e le ore fatturabili, l’unica misura che tutti capivano, erano un dato troppo delicato.
La domanda posta
Per ogni strumento: estendere, adattare o fermare. Ma su quali prove?
Vincoli
Nessuna misura di prima
Prima degli strumenti non era stato misurato nulla. I tempi di lavorazione di allora non esistevano da nessuna parte: andavano ricostruiti senza inventarli.
Statistiche d’uso sparse
I dati di utilizzo restavano presso i fornitori, in esportazioni povere, disomogenee e talvolta assenti.
Misurare senza sorvegliare
Il sistema doveva misurare i processi, mai le persone. Questo limite è stato fissato dal primo giorno.
Ore fatturabili delicate
In uno studio che vive di ore fatturate, ogni misura che tocca il tempo è delicata. Ogni indicatore è stato pensato di conseguenza.
Cosa abbiamo messo in opera
Non abbiamo aggiunto strumenti: abbiamo costruito la misura che mancava. Per cinque processi importanti abbiamo collegato l’uso dell’IA a un effetto verificabile, ricostruito la situazione di prima e fissato in anticipo (prima di conoscere le cifre) cosa giustificasse estendere, adattare o fermare.
Gli elementi
Tappe del mandato
Analisi e scelta dei processi 3 settimane
Inventario dei sette strumenti e progetti IA in corso, scelta di 5 processi importanti, legame uso → risultato costruito con i responsabili di settore, primi criteri di decisione con la direzione generale e finanziaria.
Situazione di prima e misura 5 settimane
Ricostruzione dei tempi di prima con campioni e dati storici, informazione della rappresentanza del personale, rilevazioni per processo avviate, regole di decisione fissate con la direzione.
Due mesi di misura 8 settimane
Due cicli mensili completi: rilevazioni, cruscotto, riunioni con la direzione, decisioni preparate e documentate per i 7 strumenti, tra cui due arresti voluti.
Passaggio di consegne 4 settimane
L’analista del cliente prende in mano il sistema, la riunione mensile entra nel comitato di direzione esistente, metodo di calcolo e regole di decisione sono documentati.
- Misura per processo, mai per persona
- Rappresentanza del personale informata prima dell’avvio
- Un unico metodo di calcolo dei benefici, confermato dalla direzione finanziaria
- Regole di decisione fissate prima della prima misura
- Ogni decisione di estendere, adattare o fermare documentata con le sue prove
- Riunione mensile nel comitato esistente, non un comitato in più
Risultati misurati
Il primo risultato non è una cifra: è poter rispondere al consiglio di amministrazione con delle prove. Gli indicatori qui sotto confrontano la situazione all’inizio e alla fine dei cinque mesi di mandato.
Cifre arrotondate. Mandato reale: il nome del cliente e i dettagli che permetterebbero di riconoscerlo sono stati tolti.
Cosa faremmo diversamente
Ogni caso dice anche cosa si sarebbe potuto fare meglio.
- 01
Negoziare l’accesso alle statistiche d’uso già all’acquisto delle licenze. Le esportazioni dei fornitori erano povere e abbiamo perso tre settimane a ricostruire ciò che una clausola del contratto avrebbe fornito.
- 02
Coinvolgere la rappresentanza del personale dalla prima settimana, non solo informarla prima della misura. Due settimane di spiegazioni su cosa il sistema misurava, e cosa no, si sarebbero evitate.
- 03
Rendere le regole di decisione non negoziabili prima della prima misura, non solo scriverle. La tentazione di spostare l’obiettivo una volta note le cifre è reale: l’abbiamo vissuta.