Die teuerste Antwort auf die Frage «Wie fangen wir mit KI an?» lautet: «Wir kaufen allen eine Lizenz und schauen dann.» Die Antwort, die trägt: ein Prozess, vier Wochen, drei Zahlen, ein schriftlicher Entscheid. Dieser Leitfaden beschreibt den Pilotversuch über 30 Tage, was er kostet und was er zu entscheiden erlaubt.

Vor dem Pilotversuch: den richtigen Prozess wählen

Nehmen Sie sich eine Woche Zeit und notieren Sie Team für Team die Aufgaben, die immer wiederkehren: Erfassungen, Mahnungen, Briefe, Protokolle, Antworten auf dieselben Fragen. Suchen Sie die Wiederholung, nicht «die KI»: Die Wiederholung schafft den Nutzen. Eine Aufgabe, die zehnmal pro Woche anfällt und jedes Mal zwanzig Minuten dauert, macht über drei Stunden pro Woche aus. Genau solche Aufgaben rechtfertigen einen Pilotversuch.

Behalten Sie eine einzige, nach dem Raster Nutzen, Aufwand und Risiko aus dem Leitfaden die drei richtigen Anwendungsfälle finden: viele Stunden, wenig Aufwand für die Einführung, und ein Fehler, der intern bleibt oder vor dem Versand gegengelesen wird. Ein gutes Thema passt in einen Satz mit Mengenangabe: «die Zahlungserinnerungen, rund fünfzehn pro Woche, je fünfzehn Minuten».

Die Planung: ein halber Tag mit denen, die die Arbeit machen

Der Pilotversuch wird in einem KI-Workshop von 4 Stunden vorbereitet, vor Ort oder online, mit den Personen, die den Prozess erledigen. Der Workshop ist Grundschulung und Planung zugleich. Festgelegt werden fünf Dinge:

  1. Der tatsächliche Ablauf. Wer erhält was, wer macht was, wo stockt es. Nicht der Prozess aus dem Qualitätshandbuch.
  2. Anfang und Ende. Wo die KI einsetzt (die eingegangene E-Mail, das Dokument) und wo sie aufhört (der Entwurf, bereit zum Gegenlesen). Mehr nicht während des Versuchs.
  3. Die erlaubten Daten. Was ins Werkzeug darf und was draussen bleibt, nach den drei Stufen intern, Kunde und geschützt aus dem Leitfaden zur Sicherheit.
  4. Das Gegenlesen. Wer jedes Ergebnis der KI liest, bevor es hinausgeht. Während des Versuchs wird alles gegengelesen, was das Unternehmen verlässt.
  5. Das Datum des Entscheids. Der Tag 30, in der Agenda, mit der Geschäftsleitung.

Sie gehen mit einem schriftlichen Massnahmenplan, sofort nutzbaren Anweisungen für die gewählte Aufgabe und einem einseitigen Merkblatt zu den Daten nach Hause. Der halbe Tag kostet CHF 1'900 exkl. MWST für eine Gruppe von höchstens 20 Personen.

Die 30 Tage, Woche für Woche

  • Woche 1: die Gewohnheit aufbauen. Die Beteiligten setzen die KI bei jedem Fall des Prozesses ein. Alles wird gegengelesen. Notiert wird die aufgewendete Zeit, Korrekturen inbegriffen.
  • Woche 2: die Anweisungen nachbessern. Eine Besprechung von fünfzehn Minuten: was funktioniert, wo alles neu geschrieben werden muss, welche Fälle die KI nicht mehr bearbeiten soll. Angepasst werden die Anweisungen, nicht das Werkzeug.
  • Woche 3: die schwierigen Fälle angehen. Die Ausnahmen kommen: unzufriedener Kunde, unvollständiges Dossier, fehlende Angabe. Man entscheidet, welche aus dem Rahmen fallen.
  • Woche 4: messen. Man nimmt die drei Zahlen vom Tag 0 wieder auf und bereitet den Entscheid vor.

Drei Zahlen, gemessen am Tag 0 und am Tag 30

  • Die Zeit pro Aufgabe, in Minuten, Gegenlesen und Korrekturen inbegriffen. Das ist der Nutzen.
  • Der Anteil der Korrekturen: der Teil der KI-Ergebnisse, der grundlegend neu geschrieben oder verworfen werden musste. Das ist das Risiko.
  • Die tatsächliche Nutzung: wie viele Personen das Werkzeug für den Prozess verwenden, und wie oft pro Woche. Das ist der beste Hinweis darauf, was bei einer Ausweitung geschieht.

Ein Pilotversuch mit zehn Kennzahlen verfolgt keine einzige. Diese drei genügen für den Entscheid, vorausgesetzt, der Tag 0 wurde gemessen, bevor die KI kam.

Der Tag 30: ein schriftlicher Entscheid

Man vergleicht die Zahlen und schreibt einen von drei Sätzen:

  • «Wir weiten aus»: Die Zeit sinkt, Korrekturen bleiben selten, das Team nutzt das Werkzeug, ohne dass man es daran erinnern muss.
  • «Wir bessern nach und starten 30 Tage neu»: Der Nutzen ist da, scheitert aber an einem bestimmten Punkt (Anweisungen, unvollständige Daten, eine häufige Ausnahme).
  • «Wir stoppen diesen Prozess»: Der Nutzen ist nicht da. Wir gehen zum zweiten Fall auf der Liste.

Ein Pilotversuch, der ohne Entscheid endet, hat nichts bewiesen, auch wenn alle das Werkzeug «genial» fanden. Die Wirtschaftlichkeitsrechnung zum Entscheid erklärt der Leitfaden zum ROI.

Was der Pilotversuch nicht beweist

  • Dass die KI das Unternehmen umkrempeln wird. Er beweist, dass sie bei einem Prozess und mit einem Team funktioniert.
  • Dass das gewählte Werkzeug für alles passt. Ein anderer Prozess kann ein anderes Werkzeug verlangen.
  • Das Budget für eine vollständige Einführung. Der Versuch liefert Grössenordnungen (Volumen, Zeit, Korrekturen); das Budget wird danach aus diesen Zahlen aufgebaut.

Was die erste Runde kostet

Der KI-Workshop (CHF 1'900), die professionellen Lizenzen der Beteiligten für einen Monat (einige Dutzend Franken pro Nutzer und Monat, zum öffentlichen Preis des Anbieters) und die Zeit des Teams. Insgesamt einige tausend Franken, nicht Zehntausende.

Lautet der Entscheid «ausweiten», laufen die Ausstattung des Teams und die Begleitung über die KI-Begleitung: zum Festpreis gemäss Offerte oder im Abonnement ab CHF 1'800 pro Monat für 10 Stunden, Mindestlaufzeit drei Monate. Die einzelnen Posten eines vollständigen Budgets zeigt die Analyse Was kostet KI ein Schweizer KMU?.

Wer was macht

Die Geschäftsleitung wählt den Prozess, reserviert das Datum für den Tag 30 und unterschreibt den Entscheid. Eine Person aus dem Team, die künftige KI-Ansprechperson, begleitet die Nutzung im Alltag und notiert die Zahlen. Unser Team leitet den Workshop, bereitet die Anweisungen vor und hilft Ihnen, die Ergebnisse zu lesen. Ohne diese Aufteilung wird der Versuch zum persönlichen Experiment der Geschäftsleitung, und das Team zieht nicht mit.