Ein KMU, das sich für KI interessiert, hat selten keine Idee: Es hat zwanzig. Das Problem ist nicht, Ideen zu finden, sondern drei zu behalten, die halten. Das folgende Raster verwenden wir im KI-Workshop und bei jeder Entscheidung danach. Es hat drei Kriterien und ist bewusst streng.

Nutzen: wie viele Stunden pro Woche?

Ein Anwendungsfall zählt nur, wenn sich der Nutzen messen lässt: Arbeitsstunden, vermiedene Fehler, eine kürzere Frist. Die Frage passt auf eine Zeile: Wie viele Stunden pro Woche kostet diese Aufgabe heute, und für wie viele Personen?

Beantworten Sie sie mit den Personen, die die Aufgabe erledigen, gestützt auf die Zahlen der letzten Woche. Kann niemand in Stunden antworten, ist der Nutzen nur ein Eindruck. Dieser erste Filter scheidet die meisten Ideen aus.

Aufwand: was braucht es für den Start?

Jeder Fall wird danach eingeordnet, was er für den Start verlangt:

  • Stufe 1, nur der Assistent. Das Team nutzt einen professionellen Assistenten (ChatGPT, Claude, Copilot, Gemini) mit Dokumenten, die es bereits hat: Briefe, Zusammenfassungen, Offerten. Umsetzbar ab der folgenden Woche.
  • Stufe 2, die Verarbeitung in Serie. Die KI arbeitet eine Reihe von Dokumenten oder Nachrichten ab (Anfragen einordnen, Daten aus Rechnungen auslesen, Standardantworten vorbereiten), ohne tiefe Anbindung an Ihre Programme. Umsetzbar in einigen Wochen.
  • Stufe 3, die Anbindung an Ihre Programme. Die KI liest und schreibt in Ihrem Mailsystem, Ihrer Buchhaltung oder Ihrem CRM, oft in Form eines Agenten. Einige Wochen bis einige Monate, mit dem Angebot KI-Engineering.

Die ersten Fälle wählt man auf Stufe 1 oder 2. Stufe 3 kommt, wenn ein erstes Ergebnis gemessen ist.

Risiko: wo landet ein Fehler?

Die KI wird sich irren. Die nützliche Frage lautet: Wo landet der Fehler, bevor ihn jemand bemerkt?

  • Er bleibt intern: ein Sitzungsprotokoll, ein erster Entwurf einer Offerte. Geringes Risiko, man kann anfangen.
  • Er geht an einen Kunden oder Dritten: eine Antwort, eine Mahnung. Mittleres Risiko: Eine Person liest jedes Ergebnis vor dem Versand gegen.
  • Er betrifft geschützte Daten oder eine Entscheidung über eine Person: Krankenakte, Bewerberdaten, Rechtsberatung. Hohes Risiko: nicht als erster Fall.

Diese drei Stufen entsprechen den drei Datenkategorien im Leitfaden zur Sicherheit: intern, Kunde, geschützt.

Das ausgefüllte Raster: ein Beispiel

AnwendungsfallNutzen pro WocheAufwandRisikoEntscheid
Mahnungen für offene Rechnungen3 hStufe 2Kunde, vor Versand gegengelesenErster Pilotversuch
Offerten doppelt erfasst (CRM und Buchhaltung)2 hStufe 2InternZweiter
Sitzungsprotokolle1 hStufe 1InternDritter
Agent, der Reklamationen selbständig beantwortetUnbekanntStufe 3Kunde, ohne GegenlesenZerlegen und warten
«Das Unternehmen mit KI transformieren»Nicht messbarUnklarUnklarAbgelehnt

Die ersten drei Zeilen bilden den Plan. Die vierte ist ein Projekt, kein Anwendungsfall: Ihr erster Schritt (Reklamationen sortieren und einen gegengelesenen Entwurf vorbereiten) kann später ins Raster zurückkommen. Die letzte ist eine Absicht.

Warum drei und nicht zehn

Jeder Fall kostet Zeit: ihn auswählen, messen, die Anweisungen nachbessern, die Nutzung begleiten. Zehn Fälle parallel bedeuten zehnmal diese Zeit, und die Aufmerksamkeit des Teams zerstreut sich. Drei gut geführte Fälle schaffen eine Gewohnheit; zehn halb geführte schaffen Entmutigung.

Was nach den ersten drei kommt

Der erste Fall wird zu einem Pilotversuch von 30 Tagen. Laufen alle drei, schauen wir, was funktioniert (wir weiten es aus) und was nicht (wir stoppen es, statt es mitzuschleppen). Die nächsten Fälle ergeben sich aus der beobachteten Nutzung, nicht aus der Ideenliste vom Anfang. Wenn offen ist, ob eine Aufgabe zu einem Assistenten oder zu einer Automatisierung gehört, liefert die Analyse Teamassistent oder Automatisierung die Regel.