La risposta più costosa alla domanda «come avviare l’IA?» è «compriamo licenze per tutti e poi vediamo». La risposta che regge: un processo, quattro settimane, tre cifre, una decisione scritta. Questa guida descrive il progetto pilota di 30 giorni, quanto costa e che cosa permette di decidere.

Prima del progetto pilota: scegliere il processo giusto

Prendetevi una settimana e annotate, team per team, le attività che si ripetono: registrazioni di dati, solleciti, lettere, verbali, risposte alle stesse domande. Cercate la ripetizione, non «l’IA»: è la ripetizione a creare il guadagno. Un’attività che torna dieci volte alla settimana e richiede ogni volta venti minuti vale più di tre ore alla settimana. È questo tipo di attività a giustificare un progetto pilota.

Tenetene una sola, applicando la griglia guadagno / sforzo / rischio descritta nella guida trovare i tre casi d’uso giusti: molte ore, poco sforzo di introduzione, e un errore che resta in azienda o che viene riletto prima di uscire. Un buon tema si scrive in una frase, con un volume: «i solleciti di pagamento, circa quindici alla settimana, quindici minuti ciascuno».

L’impostazione: mezza giornata con chi fa il lavoro

Il progetto pilota si prepara durante un Workshop IA di 4 ore, in sede o a distanza, con le persone che svolgono il processo. La sessione serve da formazione di partenza e da impostazione. Si fissano cinque elementi:

  1. Il percorso reale. Chi riceve che cosa, chi fa che cosa, dove si blocca. Non il processo del manuale di qualità.
  2. L’inizio e la fine. Dove interviene l’IA (l’e-mail ricevuta, il documento) e dove si ferma (la bozza pronta da rileggere). Nient’altro durante il progetto pilota.
  3. I dati ammessi. Che cosa può entrare nello strumento e che cosa resta fuori, secondo i tre livelli interno, cliente e protetto della guida alla sicurezza.
  4. La rilettura. Chi rilegge ogni risultato dell’IA prima che esca. Durante il progetto pilota tutto ciò che lascia l’azienda viene riletto.
  5. La data della decisione. Il giorno 30, in agenda, con il titolare o la direzione.

Ne uscite con un piano d’azione scritto, istruzioni pronte all’uso per l’attività scelta e una scheda di una pagina sui dati. La mezza giornata costa CHF 1'900 IVA esclusa per un gruppo di al massimo 20 persone.

I 30 giorni, settimana per settimana

  • Settimana 1: prendere l’abitudine. Le persone del progetto pilota usano l’IA su ogni caso del processo. Tutto viene riletto. Si annota il tempo impiegato, correzioni comprese.
  • Settimana 2: correggere le istruzioni. Un incontro di quindici minuti: che cosa funziona, che cosa costringe a riscrivere tutto, quali casi l’IA non deve più trattare. Si regolano le istruzioni, non lo strumento.
  • Settimana 3: affrontare i casi difficili. Arrivano le eccezioni: cliente scontento, pratica incompleta, informazione mancante. Si decide quali escono dall’ambito del progetto.
  • Settimana 4: misurare. Si riprendono le tre cifre del giorno 0 e si prepara la decisione.

Tre cifre, misurate al giorno 0 e al giorno 30

  • Il tempo per attività, in minuti, rilettura e correzioni comprese. È il guadagno.
  • La quota di correzioni: la parte dei risultati dell’IA che si è dovuta riscrivere a fondo o scartare. È il rischio.
  • L’uso reale: quante persone usano lo strumento sul processo, e quante volte alla settimana. È il miglior indicatore di ciò che succederà se si estende.

Un progetto pilota con dieci indicatori non ne segue nessuno. Questi tre bastano per decidere, a condizione di aver misurato il giorno 0 prima dell’arrivo dell’IA.

Il giorno 30: una decisione scritta

Si confrontano le cifre e si scrive una frase tra tre:

  • «Estendiamo»: il tempo diminuisce, le correzioni restano rare, il personale usa lo strumento senza che glielo si ricordi.
  • «Correggiamo e ripartiamo per 30 giorni»: il guadagno c’è, ma si scontra con un punto preciso (le istruzioni, dati incompleti, un’eccezione frequente).
  • «Fermiamo questo processo»: il guadagno non c’è. Si passa al secondo caso della lista.

Un progetto pilota che finisce senza una decisione non ha dimostrato nulla, anche se tutti hanno trovato lo strumento «geniale». Il calcolo di redditività che accompagna la decisione è spiegato nella guida al ROI.

Che cosa il progetto pilota non dimostra

  • Che l’IA trasformerà l’azienda. Dimostra che regge su un processo, con un team.
  • Che lo strumento scelto vada bene per tutto. Un altro processo può richiedere un altro strumento.
  • Il budget di un’introduzione completa. Il progetto pilota fornisce ordini di grandezza (volume, tempo, correzioni); il budget si costruisce poi a partire da queste cifre.

Quanto costa il primo ciclo

Il Workshop IA (CHF 1'900), le licenze professionali delle persone coinvolte per un mese (qualche decina di franchi per utente al mese, al prezzo di listino del fornitore) e il tempo del personale. Qualche migliaio di franchi in tutto, non decine di migliaia.

Se la decisione è di estendere, l’equipaggiamento del team e l’accompagnamento avvengono nell’Accompagnamento IA: a prezzo fisso su preventivo, oppure in abbonamento da CHF 1'800 al mese per 10 ore, per almeno tre mesi. Il dettaglio delle voci di un budget completo si trova nell’analisi quanto costa l’IA per una PMI svizzera.

Chi fa che cosa

Il titolare sceglie il processo, blocca la data del giorno 30 e firma la decisione. Una persona del team, il futuro referente IA, segue l’uso giorno per giorno e annota le cifre. Il nostro team conduce il workshop, prepara le istruzioni e vi aiuta a leggere i risultati. Senza questa ripartizione il progetto pilota diventa l’esperienza personale del titolare, e il personale non segue.