Die Frage kommt oft: Sollen wir eine «KI-Verantwortliche» oder einen «KI-Verantwortlichen» einstellen? Für ein KMU lautet die Antwort Nein, wenn eine Stelle gemeint ist, und Ja, wenn es um eine Rolle geht. Ein Unternehmen mit zehn bis zweihundert Personen hat nicht genug Arbeit für eine Vollzeitstelle zur KI, aber es braucht jemanden im Team, der die Nutzung im Alltag trägt. Das ist die KI-Ansprechperson. Hier steht, wen Sie wählen, was sie tut und was nicht.

Wen wählen

Eine Person aus dem bestehenden Team, ausgewählt nach drei Kriterien:

  • Kommt mit digitalen Werkzeugen gut zurecht. Sie muss keine Informatikerin sein.
  • Nutzt selbst KI. Jemand, der sie bereits für die eigenen Aufgaben einsetzt und sieht, was funktioniert.
  • Erreichbar und bekannt. Die Kolleginnen und Kollegen wissen, wer sie ist und wie sie sie erreichen. Eine Ansprechperson, die man nicht findet, nützt nichts.

Oft ist es die Person, die vor allen anderen mit KI angefangen hat. Man ernennt sie, reserviert ihr rund eine Stunde pro Woche und teilt es dem Team mit.

Was die Ansprechperson tut

Vier Aufgaben, rund eine Stunde pro Woche:

  1. Fragen beantworten. «Darf ich dieses Dokument ins Werkzeug geben?», «Wie bekomme ich eine kürzere Antwort?». Das ist der Kern der Rolle.
  2. Prüfen, ob die Regeln eingehalten werden. Wird das Merkblatt zu den erlaubten Daten befolgt? Ist ein neues Werkzeug aufgetaucht? Sind die Konten ausgetretener Personen geschlossen?
  3. Jeden Monat mit der Geschäftsleitung Bilanz ziehen. Fünfzehn Minuten: was funktioniert, was hakt, was zu entscheiden ist.
  4. Bei einem Zwischenfall informiert werden. Gelangen geschützte Daten ins Werkzeug oder geht ein Fehler an einen Kunden, wird sie als Erste informiert und löst den vorgesehenen Plan aus.

Es ist eine Rolle der Koordination, nicht des Fachwissens. Die Ansprechperson muss nicht mehr über KI wissen als wir; sie muss mehr als ihre Kolleginnen und Kollegen darüber wissen, wie das Team die KI nutzt.

Was die Ansprechperson nicht tut

  • Sie entscheidet nicht über das Budget. Die Geschäftsleitung entscheidet, mit den Zahlen, die sie liefert.
  • Sie entwickelt nicht. Agenten und Anbindungen an Ihre Programme setzen Fachleute um, intern oder extern.
  • Sie gibt keine Kurse. Die Grundschulung ist der KI-Workshop von 4 Stunden; danach beantwortet die Ansprechperson die Fragen. Der Leitfaden Das Team in KI schulen beschreibt dieses Format.
  • Sie trägt die Verantwortung nicht allein. Die Geschäftsleitung setzt den Rahmen (welche Daten, welche Werkzeuge, wer freigibt); die Ansprechperson setzt ihn im Alltag um.

Warum keine eigene Stelle

Eine eigene Stelle kostet einen Lohn, eine Zeile im Organigramm und eine Erwartung: Die KI wird zu «ihrem» Thema. In der Praxis überwacht diese Person eine Nutzung, die anderswo stattfindet, in den Teams, und die Kluft zwischen ihren Entscheiden und dem, was die Kolleginnen und Kollegen tun, wächst. Die Ansprechperson dagegen steckt mitten in der Nutzung: Sie sieht noch am selben Tag, was hakt. Eine Stelle kann sich später lohnen, in einem Unternehmen mit mehreren hundert Personen, das mehrere Projekte gleichzeitig führt.

Warum die Rolle nicht an einen Dienstleister geht

Weil die Nutzung in Ihrem Team stattfindet, an Ihren Dossiers. Ein Dienstleister beantwortet nicht die Fragen des Alltags und sieht nicht, was zwischen zwei Sitzungen klemmt. Eine Rolle hat er trotzdem: die Ansprechperson zu unterstützen. In der KI-Begleitung bereiten wir die Einstellungen vor, beantworten die schwierigen Fragen, ziehen jeden Monat mit ihr Bilanz und führen die Regeln nach, wenn sich ein Werkzeug ändert.

Was sich ändert, wenn die Nutzung eingespielt ist

Nach drei bis sechs Monaten beantwortet die Ansprechperson weniger Fragen: Das Team kennt die Regeln und kommt allein zurecht. Ihre Zeit verlagert sich auf neue Anwendungen und Kontrollen. Das ist das Zeichen, dass die KI im Alltag angekommen ist. Beantwortet eine Ansprechperson hingegen nach sechs Monaten immer noch dieselben Grundfragen, deutet das auf ein Problem bei den Regeln oder beim Werkzeug hin, nicht darauf, dass sie entlastet werden muss.