Bevor ein KMU Lizenzen kauft oder eine Entwicklung startet, muss es wissen, wo der Nutzen tatsächlich liegt, und nicht nur, wo man ihm einen versprochen hat. Dafür braucht es weder einen Fragebogen von fünfzig Seiten noch einen Auftrag über drei Monate: Ein halber Tag mit den Personen, die die Arbeit machen, reicht. Hier steht, was wir anschauen, in welcher Reihenfolge, und was Sie am Ende in der Hand haben.

Was wir im Workshop anschauen

Vier Themen, in dieser Reihenfolge:

  • Die Aufgaben, die sich wiederholen. Erfassungen, Mahnungen, Briefe, Offerten, Protokolle, Antworten auf immer gleiche Fragen. Für jede Aufgabe: wie oft pro Woche, wie viele Minuten, wer sie erledigt.
  • Die betroffenen Daten. Was jede Aufgabe in ein KI-Werkzeug einbringen würde, eingeteilt in drei Stufen: intern, Kunde, geschützt. Der Leitfaden zur Sicherheit erklärt diese Stufen.
  • Die Werkzeuge, die schon im Einsatz sind. In vielen KMU nutzen Mitarbeitende bereits eine kostenlose KI über ihr privates Konto. Das sprechen wir offen an, ohne Schuldige zu suchen: Wir entscheiden, was in einem professionellen Werkzeug weiterläuft und was aufhört.
  • Die heutigen Kosten. Der Zeitaufwand für die betroffenen Aufgaben, zuerst in Stunden, dann in Franken. Ohne diese Zahl bleibt der Nutzen der KI ein Gefühl.

Danach testen die Teilnehmenden die KI an ihren eigenen Briefen, Offerten und Dossiers. Das ist zugleich die Grundschulung: was das Werkzeug gut kann, was es erfindet und wie man prüft.

Wie wir die gefundenen Anwendungen ordnen

Jede Idee wird nach drei Kriterien bewertet, mit dem Raster Nutzen, Aufwand und Risiko, das wir überall verwenden:

  1. Der Nutzen: die Stunden pro Woche, gemessen an der tatsächlichen Arbeit.
  2. Der Aufwand: nur der Assistent (Stufe 1), eine Verarbeitung in Serie (Stufe 2) oder eine Anbindung an Ihre Programme (Stufe 3).
  3. Das Risiko: Bleibt ein Fehler intern, geht er an einen Kunden, oder betrifft er geschützte Daten?

Wir behalten drei Anwendungen: das beste Verhältnis von Nutzen zu Aufwand, bei geringem Risiko, oder mittlerem Risiko, wenn eine Person gegenliest. Nicht die spektakulärste Idee. Der Leitfaden die drei richtigen Anwendungsfälle finden zeigt das Raster an einem Beispiel.

Was Sie am Ende in der Hand haben

  • Einen schriftlichen Massnahmenplan: drei vorrangige Anwendungen, die betroffenen Werkzeuge, die nächsten Schritte und wer dafür verantwortlich ist.
  • Eine Sammlung von Anweisungen, sofort nutzbar für Ihre Aufgaben.
  • Ein einseitiges Merkblatt zu den Daten, die ins Werkzeug dürfen und die nicht.

Die erste Anwendung aus dem Plan wird zu einem Pilotversuch von 30 Tagen, beschrieben im Leitfaden KI im KMU einführen.

Was der Workshop nicht verspricht

Keine «digitale Transformation», keine Einkaufsliste für Werkzeuge, kein Zeitplan über achtzehn Monate. Ziel ist zu entscheiden, ob die KI in Ihrer Arbeit einen Platz hat, und wo. Lautet die Antwort «bei diesem Prozess nicht jetzt», ist das eine gute Antwort: Sie kostet Sie einen halben Tag statt mehrerer Monate Entwicklung.

Warum nicht einfach ein Fragebogen

Weil der Nutzen in der tatsächlichen Arbeit steckt und nicht in der Vorstellung davon. Ein Fragebogen füllt Felder aus; ein Workshop mit dem Team zeigt, dass die «ohnehin schnelle» Erfassung in Wahrheit eine Stunde pro Tag dauert, oder dass drei Personen dasselbe Protokoll je für sich nochmals schreiben.

Was es kostet, und wie es weitergeht

Der KI-Workshop kostet CHF 1'900 exkl. MWST für einen halben Tag von 4 Stunden oder CHF 2'900 für einen ganzen Tag von 7 Stunden, pro Gruppe von höchstens 20 Teilnehmenden, Vorbereitung und Unterlagen inbegriffen. Der Preis wird vor dem Termin bestätigt. Der Workshop steht für sich: Die Einrichtung eines Werkzeugs für das ganze Team gehört zur KI-Begleitung, eine Anbindung an Ihre Programme zum Angebot KI-Engineering, beides separat offeriert.