Ein Schweizer KMU, das KI nutzt, braucht kein neues Gesetz, um Pflichten zu haben: Das Bundesgesetz über den Datenschutz (nDSG), in Kraft seit dem 1. September 2023, gilt, sobald jemand eine Kunden-E-Mail oder ein Personaldossier in ein KI-Werkzeug eingibt. Die gute Nachricht: Die Arbeit besteht aus wenigen schriftlichen Entscheiden. Hier das Vorgehen, ohne Juristendeutsch, und was Sie prüfen sollten.

Was das nDSG bereits verlangt

Fünf Pflichten zählen bei einer gewöhnlichen KI-Nutzung:

  • Zweck und Verhältnismässigkeit. Sie wissen, wozu jede Nutzung dient, und geben nur die nötigen Daten ein. «Zeit sparen» rechtfertigt nicht, den ganzen Kundenverlauf hochzuladen.
  • Auftragsbearbeitung (Art. 9). Der KI-Anbieter, der für Sie Personendaten bearbeitet, ist ein Auftragsbearbeiter: Es braucht einen Vertrag, der diese Bearbeitung und seine eigenen Unterauftragnehmer regelt. Die Bedingungen der kostenlosen Werkzeuge für Privatkunden leisten das nicht.
  • Bekanntgabe ins Ausland (Art. 16 und 17). Werden die Daten ausserhalb der Schweiz bearbeitet, muss das Land einen angemessenen Schutz bieten (das ist bei der Europäischen Union der Fall), oder der Vertrag muss Garantien enthalten, etwa Standardvertragsklauseln. Für die USA sind Unternehmen, die unter dem Swiss-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, seit dem 15. September 2024 anerkannt.
  • Information (Art. 19). Ihre Datenschutzerklärung nennt die Kategorien von Empfängern, einschliesslich der KI-Anbieter, und die Länder, in denen die Daten bearbeitet werden.
  • Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 22). Sie ist vor einer Bearbeitung nötig, die ein hohes Risiko mit sich bringen kann, zum Beispiel bei Gesundheitsdaten oder bei der Beurteilung von Personen.

Das Gesetz sieht zudem Bussen vor, die sich gegen die verantwortlichen Personen richten, nicht nur gegen das Unternehmen. Die Analyse nDSG, AI Act und generative KI vertieft diese Punkte und den Fall von Unternehmen, die mit der Europäischen Union arbeiten.

Schritt 1: die Anwendungen auflisten, nicht alle Daten

Sie müssen nicht alle Daten des Unternehmens inventarisieren. Aufgelistet wird, was in die KI gelangt: für jede vorgesehene Anwendung die betroffenen Dokumente, ihre Herkunft (intern, Kunde, Lieferant, Bewerbende) und die verantwortliche Person. Ein halber Tag reicht; das ist Teil des KI-Workshops.

Schritt 2: in drei Stufen einteilen

StufeBeispieleRegel
InternAbläufe, Vorlagen, Standardofferten, interne Notizen, Texte zur VeröffentlichungIm professionellen Werkzeug des Unternehmens. Nie in einem kostenlosen oder privaten Konto
KundeE-Mails, Dossiers, Rechnungen und Kontaktdaten von Kunden, Lieferanten, Bewerbenden oder MitarbeitendenNur im freigegebenen Werkzeug (Vertrag zur Auftragsbearbeitung, kein Training, bekannter Ort der Bearbeitung), für die aufgelisteten Anwendungen, mit möglichst wenigen Daten
GeschütztBesonders schützenswerte Personendaten nach nDSG (Gesundheit, religiöse oder politische Ansichten, biometrische Daten, Verfolgungen und Sanktionen, Sozialhilfe…), Informationen unter Berufsgeheimnis oder Geheimhaltungspflicht, GeschäftsgeheimnisseStandardmässig nicht in ein externes Werkzeug. Ausnahme nur auf schriftlichen Entscheid, nach Prüfung, mit einer passenden Lösung

Die Falle ist, alles in die strengste Stufe einzuteilen: Das beruhigt, aber das Werkzeug wird unbrauchbar, und die Mitarbeitenden kehren zu ihrem kostenlosen Konto zurück. Eine gute Einteilung schützt das Nötige und lässt beim Rest arbeiten.

Schritt 3: das Werkzeug wählen und einstellen

Einmal beim Eröffnen der Konten prüfen, danach bei jedem Wechsel des Angebots oder Anbieters:

  • Kein Training mit Ihren Inhalten. Bei den professionellen Angeboten der wichtigsten Assistenten (ChatGPT Business und Enterprise, Claude Team und Enterprise, Microsoft 365 Copilot, Gemini für Google Workspace) ist das die Standardeinstellung. Es gibt kein «Opt-out» zu suchen, sondern eine Vertragsklausel zu lesen.
  • Der Vertrag zur Auftragsbearbeitung und die Liste der Unterauftragnehmer des Anbieters.
  • Der Ort der Bearbeitung und die Grundlage der Bekanntgabe: Land mit angemessenem Schutz, Zertifizierung unter dem Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln.
  • Die Aufbewahrung: wie lange Unterhaltungen und Dateien gespeichert werden und wer sie löschen kann.
  • Die Zugänge: wer den Bereich verwaltet, zentrale Anmeldung (SSO) wenn möglich, Entfernen der Konten am Tag eines Austritts.
  • Die Anbindungen: welche externen Werkzeuge (Mailsystem, Dateiablage) der Assistent lesen darf. Zu Beginn so wenige wie möglich.

Unser Leitfaden ChatGPT Free, Plus, Business oder Enterprise wendet diese Liste auf ChatGPT an.

Schritt 4: das Berufsgeheimnis und Ihre Verpflichtungen

Das Berufsgeheimnis hängt nicht vom nDSG ab. Die in Artikel 321 StGB genannten Berufe (unter anderem Anwältinnen und Anwälte, Notare, Ärztinnen und Ärzte, Revisorinnen und Revisoren sowie ihre Hilfspersonen) dürfen eine geheime Information einem Dritten nur in einem Rahmen anvertrauen, der mit diesem Geheimnis vereinbar ist: passender Vertrag, Lösung unter Ihrer Kontrolle oder Einwilligung des Kunden, je nach Fall. Ein Treuhandbüro ist zudem gegenüber seinen Mandanten zur Verschwiegenheit verpflichtet, eine Bank an das Bankgeheimnis gebunden.

Lesen Sie auch Ihre Kundenverträge nochmals: Eine Geheimhaltungsvereinbarung oder eine Klausel, die nicht gemeldete Unterauftragnehmer verbietet, kann eine Nutzung ausschliessen, die das Gesetz erlauben würde.

Schritt 5: gegenlesen, bevor etwas hinausgeht

Jedes Ergebnis der KI, das nach aussen geht (Kunde, Lieferant, Behörde), liest eine Person gegen. Für Agenten, die Nachrichten versenden, gilt eine strenge Regel: zu Beginn freigegebene Entwürfe, automatischer Versand nur für eine Kategorie mit geringem Risiko, nach mindestens vier Wochen freigegebener Entwürfe und auf schriftlichen Entscheid. Der Leitfaden zu Agenten beschreibt sie im Detail.

Schritt 6: Zwischenfälle vorbereiten und nachverfolgen

Halten Sie fest, was geschieht, wenn geschützte Daten ins Werkzeug gelangen oder ein Fehler an einen Kunden geht: wer löscht, wer informiert, wer entscheidet. Führt eine Verletzung der Datensicherheit zu einem hohen Risiko für die Betroffenen, muss sie dem EDÖB so rasch wie möglich gemeldet werden.

Überprüfen Sie die Regeln danach bei jedem neuen Werkzeug, Anbieter oder jeder neuen Anwendung: zu Beginn kurz jeden Monat, später jedes Quartal.

Die drei Fehler, die Sicherheit zur Fassade machen

  1. Die schriftliche Regel, der das Werkzeug widerspricht. Die Weisung verbietet private Konten, aber es wird kein professionelles Werkzeug bereitgestellt. Ergebnis: Nutzungen, die niemand meldet.
  2. Die Einteilung «alles ist geschützt». Das Werkzeug wird nutzlos, und die Regeln werden umgangen.
  3. Das Gegenlesen zu früh abgeschafft. Man streicht es, wenn die Nutzung stabil und gemessen ist, nicht wenn es eilt.

Was es kostet

Das Merkblatt zu den erlaubten und verbotenen Daten ist Teil des KI-Workshops (CHF 1'900 exkl. MWST, 4 Stunden). Die Einrichtung des Werkzeugs mit Ihrer IT, die Prüfung der Verträge, die Regeln und die Nachverfolgung gehören zur KI-Begleitung, zum Festpreis gemäss Offerte oder im Abonnement ab CHF 1'800 pro Monat für 10 Stunden, Mindestlaufzeit drei Monate. Dieser Leitfaden ist eine Arbeitsmethode, keine Rechtsberatung zu Ihrer Situation.