La réponse qui coûte le plus cher à la question « comment démarrer l’IA ? », c’est « on achète des licences pour tout le monde et on verra ». La réponse qui tient : un processus, quatre semaines, trois chiffres, une décision écrite. Ce guide décrit ce pilote de 30 jours, ce qu’il coûte et ce qu’il permet de décider.

Avant le pilote : choisir le bon processus

Prenez une semaine et notez, équipe par équipe, les tâches qui reviennent : saisies, relances, courriers, comptes rendus, réponses aux mêmes questions. Cherchez la répétition, pas « l’IA » : c’est la répétition qui crée le gain. Une tâche qui revient dix fois par semaine et prend vingt minutes à chaque fois représente plus de trois heures par semaine. C’est ce genre de tâche qui justifie un pilote.

Gardez-en une seule, en appliquant la grille gain / effort / risque décrite dans le guide trouver les trois bons cas d’usage : beaucoup d’heures, peu d’effort de mise en place, et une erreur qui reste en interne ou qui est relue avant de partir. Un bon sujet s’écrit en une phrase avec un volume : « les relances de factures, environ quinze par semaine, quinze minutes chacune ».

Le cadrage : une demi-journée avec ceux qui font le travail

Le pilote se prépare pendant un Workshop IA de 4 heures, sur site ou à distance, avec les personnes qui font le processus. La séance sert de formation de départ et de cadrage. On y fixe cinq choses :

  1. Le circuit réel. Qui reçoit quoi, qui fait quoi, où ça bloque. Pas le processus du manuel qualité.
  2. Le début et la fin. Où l’IA intervient (l’e-mail reçu, le document) et où elle s’arrête (le brouillon prêt à relire). Rien de plus pendant le pilote.
  3. Les données autorisées. Ce qui peut entrer dans l’outil et ce qui reste dehors, selon les trois niveaux interne, client et protégé du guide sécurité.
  4. La relecture. Qui relit chaque sortie de l’IA avant qu’elle parte. Pendant le pilote, tout ce qui sort de l’entreprise est relu.
  5. La date de décision. Le jour 30, dans l’agenda, avec le dirigeant.

Vous repartez avec un plan d’action écrit, des consignes prêtes à l’emploi pour la tâche choisie et une fiche d’une page sur les données. La demi-journée coûte CHF 1'900 hors TVA pour un groupe de 20 personnes au plus.

Les 30 jours, semaine par semaine

  • Semaine 1 : prendre l’habitude. Les personnes du pilote utilisent l’IA sur chaque cas du processus. Tout est relu. On note le temps passé, corrections comprises.
  • Semaine 2 : corriger les consignes. Un point de quinze minutes : ce qui marche, ce qui oblige à tout réécrire, les cas que l’IA ne doit plus traiter. On ajuste les consignes, pas l’outil.
  • Semaine 3 : affronter les cas difficiles. Les exceptions arrivent : client mécontent, dossier incomplet, information manquante. On décide lesquelles sortent du périmètre.
  • Semaine 4 : mesurer. On reprend les trois chiffres du jour 0 et on prépare la décision.

Trois chiffres, mesurés au jour 0 et au jour 30

  • Le temps par tâche, en minutes, relecture et corrections comprises. C’est le gain.
  • Le taux de corrections : la part des sorties de l’IA qu’il a fallu réécrire en profondeur ou jeter. C’est le risque.
  • L’usage réel : combien de personnes utilisent l’outil sur le processus, et combien de fois par semaine. C’est le meilleur indicateur de ce qui se passera si on étend.

Un pilote avec dix indicateurs n’en suit aucun. Ces trois-là suffisent pour décider, à condition d’avoir mesuré le jour 0 avant que l’IA n’arrive.

Le jour 30 : une décision écrite

On compare les chiffres et on écrit une phrase parmi trois :

  • « On étend » : le temps baisse, les corrections restent rares, l’équipe utilise l’outil sans qu’on le lui rappelle.
  • « On corrige et on relance 30 jours » : le gain existe mais bute sur un point précis (des consignes, des données incomplètes, une exception fréquente).
  • « On arrête ce processus » : le gain n’y est pas. On passe au deuxième cas de la liste.

Un pilote qui se termine sans décision n’a rien prouvé, même si tout le monde a trouvé l’outil « génial ». Le calcul de rentabilité qui accompagne la décision est expliqué dans le guide ROI.

Ce que le pilote ne prouve pas

  • Que l’IA va transformer l’entreprise. Il prouve qu’elle tient sur un processus, avec une équipe.
  • Que l’outil choisi convient à tout. Un autre processus peut demander un autre outil.
  • Le budget d’un déploiement complet. Le pilote donne des ordres de grandeur (volume, temps, corrections) ; le budget se construit ensuite à partir de ces chiffres.

Ce que coûte le premier cycle

Le Workshop IA (CHF 1'900), les licences professionnelles des personnes du pilote pendant un mois (quelques dizaines de francs par utilisateur, au prix public de l’éditeur) et le temps de l’équipe. Quelques milliers de francs au total, pas des dizaines.

Si la décision est d’étendre, l’équipement de l’équipe et le suivi se font dans l’Accompagnement IA : à prix fixe sur devis, ou en abonnement dès CHF 1'800 par mois pour 10 heures, trois mois minimum. Le détail des postes d’un budget complet est dans l’analyse combien coûte l’IA pour une PME suisse.

Qui fait quoi

Le dirigeant choisit le processus, bloque la date du jour 30 et signe la décision. Une personne de l’équipe, le futur référent IA, suit l’usage au quotidien et note les chiffres. Notre équipe anime le workshop, prépare les consignes et vous aide à lire les résultats. Sans ce partage, le pilote devient l’expérience personnelle du dirigeant, et l’équipe ne suit pas.