Der Return on Investment ist das meistgenannte und am wenigsten gemessene Argument bei KI-Projekten: Man verspricht ihn auf einer Folie und prüft ihn nie. Dabei passt eine ehrliche Rechnung auf eine Seite. Sie braucht eine Messung vor der KI, alle Kosten und eine Sicherheitsmarge. Hier die Methode in vier Schritten, danach ein vollständiges Beispiel.

Schritt 1: die heutige Zeit messen

Für den betroffenen Prozess, bevor die KI kommt:

  • Die Menge: wie viele Aufgaben pro Woche (Mahnungen, Offerten, Protokolle, Antworten).
  • Die Zeit pro Aufgabe: in Minuten, gestoppt während einer typischen Woche, nicht aus dem Gedächtnis geschätzt.
  • Der Vollkosten-Stundensatz: Lohn, Sozialabgaben und Arbeitsplatzkosten pro Stunde, nicht nur der Bruttolohn.

Diese Messung am Tag 0 ist der Vergleichspunkt. Ohne sie rechnet man auf einer Grundlage, die sich nachträglich verschieben lässt. Der Pilotversuch über 30 Tage sieht sie schon bei der Planung vor.

Schritt 2: den Nettonutzen zählen

Der Nutzen ist nicht «die Aufgabe fällt weg». Er lautet «die Aufgabe dauert nicht mehr so viele, sondern so viele Minuten», gemessen während des Pilotversuchs:

  • Zeit danach, Gegenlesen und Korrekturen inbegriffen. Spart die KI zehn Minuten, braucht es aber vier Minuten für Korrekturen, beträgt der Nutzen sechs Minuten.
  • Tatsächliche Nutzung. Zählen Sie die Aufgaben, die wirklich mit KI erledigt werden, nicht das Potenzial. Laufen acht von fünfzehn Mahnungen über das Werkzeug, zählen Sie acht.

Schritt 3: alle Kosten zusammenrechnen

Über denselben Zeitraum:

  1. Die Lizenzen der aktiven Nutzerinnen und Nutzer, zum öffentlichen Preis des Anbieters.
  2. Die Einführung: der KI-Workshop, CHF 1'900 exkl. MWST für 4 Stunden.
  3. Die Begleitung: die KI-Begleitung, zum Beispiel das Abonnement Basis zu CHF 1'800 pro Monat für 10 Stunden, Mindestlaufzeit drei Monate.
  4. Der Betrieb, falls es eine Automatisierung gibt: Nutzung des KI-Modells, Hosting, Wartung.

Schritt 4: rechnen und entscheiden

Nettogewinn = netto gewonnene Stunden × Vollkosten-Stundensatz − Gesamtkosten, über denselben Zeitraum.

ROI (%) = Nettogewinn ÷ Gesamtkosten × 100.

Rechnen Sie nochmals mit einer vorsichtigen Annahme: weniger aktive Nutzende, mehr Korrekturen. Bleibt das Ergebnis positiv, trägt die Anwendung. Ist es nur in der günstigen Annahme positiv, ist es eine Wette und als solche zu behandeln. Ist es in beiden Fällen negativ, unterschreibt man nicht.

Ein vollständiges Beispiel über drei Monate

Rechenannahmen, die Sie durch Ihre eigenen Messungen ersetzen: ein KMU mit dreissig Personen, von denen acht die KI jede Woche für Offerten, Briefe und Protokolle nutzen. Während des Pilotversuchs haben diese acht Personen im Schnitt je anderthalb Stunden netto pro Woche gewonnen, Gegenlesen inbegriffen, also 12 Stunden pro Woche für das Team. Vollkosten-Stundensatz: CHF 80.

Kosten über drei Monate

  • KI-Workshop: CHF 1'900
  • KI-Begleitung, Abonnement Basis, drei Monate: CHF 5'400
  • Lizenzen: 8 Nutzende × CHF 30 pro Monat (Annahme) × 3 Monate = CHF 720
  • Total: CHF 8'020

Nutzen über drei Monate (13 Wochen)

  • 12 Stunden × 13 Wochen = 156 Stunden
  • 156 Stunden × CHF 80 = CHF 12'480

Ergebnis

  • Nettogewinn: CHF 12'480 − CHF 8'020 = CHF 4'460
  • ROI: 4'460 ÷ 8'020 × 100 = rund 56 %
  • Gewinnschwelle: CHF 8'020 ÷ CHF 80 = rund 100 Stunden im Quartal, also ungefähr eine Stunde pro Woche und aktiver Person.

Gewinnen in der vorsichtigen Annahme nur fünf Personen eine Stunde pro Woche, sinkt der Nutzen auf 65 Stunden, und das Quartal schliesst mit einem Verlust: Genau diese Information brauchen Sie, bevor Sie unterschreiben. Arbeitet das Team nach den drei Monaten allein weiter, bleiben nur die Lizenzen als Fixkosten, und derselbe Nutzen wird deutlich rentabel.

Die drei Fehler, die einen ROI aufblähen

  1. Freigewordene Zeit als Geld zählen. Freigewordene Stunden sind Kapazität. Zur Einsparung werden sie, wenn sie eine Ausgabe vermeiden oder echte Mehrarbeit auffangen.
  2. Das Gegenlesen vergessen. Ein Nutzen, der ohne Korrekturzeit gemessen wurde, ist eine Hochrechnung, keine Messung.
  3. Mit dem Potenzial rechnen. Nicht das ganze Team wird das Werkzeug für alle Aufgaben nutzen. Rechnen Sie mit der beobachteten Nutzung.

Was der ROI nicht sagt

Der ROI sagt, ob sich eine Anwendung rechnet, nicht, ob sie wünschenswert ist. Eine wenig rentable, aber risikolose Anwendung kann man behalten, weil sie die Qualität verbessert; eine sehr rentable, die geschützte Daten preisgibt, kann man ablehnen. Der Entscheid verbindet die Rechnung mit dem Raster Nutzen, Aufwand und Risiko aus dem Leitfaden die drei richtigen Anwendungsfälle finden. Die einzelnen Posten eines Budgets zeigt die Analyse Was kostet KI ein Schweizer KMU?.