Zwei Anliegen werden oft verwechselt: «Unsere Mitarbeitenden möchten KI nutzen» und «Diese Aufgabe sollte von selbst laufen». Sie verlangen unterschiedliche Antworten zu unterschiedlichen Preisen. Wer sich irrt, bezahlt entweder ungenutzte Lizenzen oder eine Entwicklung, die ihre Kosten nie wieder einspielt.

Drei Werkzeuge, drei Rollen

  • Der Assistent (ChatGPT, Claude, Copilot, Gemini): Eine Person stellt ihm eine Aufgabe, prüft das Ergebnis und verwendet es. Er eignet sich für abwechslungsreiche Arbeit.
  • Die klassische Automatisierung (eine Regel, ein Skript, eine Schnittstelle zwischen zwei Programmen): Sie macht immer dasselbe, zuverlässig und günstig. Sie scheitert, sobald ein Text verstanden werden muss.
  • KI innerhalb einer Automatisierung: Ein KI-Modell wird mitten in einem automatisierten Ablauf bei dem Schritt beigezogen, der Verstehen, Einordnen oder Formulieren verlangt. Ist die ganze Abfolge so aufgebaut, spricht man von einem Agenten.

Die Aufteilung passt in einen Satz: Die Automatisierung führt aus, die KI formuliert, der Mensch entscheidet.

Ein Assistent passt, wenn …

  • die Aufgaben wechseln: heute ein Brief, morgen eine Zusammenfassung, nächste Woche eine Offerte;
  • jedes Ergebnis das Urteil der Person verlangt, die es verwendet;
  • das Volumen bescheiden oder unregelmässig ist;
  • Ihr Team lernen soll, mit KI zu arbeiten.

Das ist das Feld der KI-Begleitung: Auswahl und Konfiguration des Tools, Regeln, Schulung und Begleitung.

Eine Automatisierung passt, wenn …

  • die Aufgabe jeden Tag oder jede Woche in derselben Form wiederkehrt;
  • die Eingaben und das erwartete Ergebnis bekannt und beschrieben sind;
  • das Volumen die Investition rechtfertigt;
  • Ausgangs- und Zielsoftware sich verbinden lassen.

Das ist das Feld von KI-Engineering: Klärung, Umsetzung, Inbetriebnahme und Betreuung.

Vier Fragen für den Entscheid

  1. Wie oft kommt die Aufgabe vor? Ein paar Mal im Monat: Assistent. Täglich: Automatisierung.
  2. Ist sie immer gleich? Jeder Fall ist anders: Assistent. Die Form ist stabil: Automatisierung.
  3. Welches Volumen hat sie? Bei geringem Volumen rechnet sich eine Verbindung zwischen Programmen nicht.
  4. Was passiert bei einem Fehler? Kann der Fehler bei einem Kunden landen, prüft in beiden Fällen eine Person vor dem Versand.

Wer in einer Automatisierung was übernimmt

In einem echten Prozess ist die Aufteilung fast immer dieselbe:

  1. Die Automatisierung bereitet vor: Sie liest die Nachricht oder das Dokument, zieht die Felder heraus, findet das passende Dossier.
  2. Die KI versteht und formuliert: Sie ordnet die Anfrage ein, fasst zusammen, bereitet die Antwort oder die Erfassung vor.
  3. Eine Person gibt frei, was nach aussen geht.
  4. Die Automatisierung führt aus: Sie versendet, speichert, schliesst das Dossier.

Der automatische Versand ohne Freigabe wird nur für eine Kategorie von Nachrichten mit geringem Risiko geöffnet, nach mindestens vier Wochen freigegebener Entwürfe und auf schriftlichen Entscheid hin. Der Leitfaden einen KI-Agenten in einem echten Prozess einsetzen erklärt diese Regel im Detail.

Ein Beispiel: eingehende Anfragen

Ein KMU erhält Kundenanfragen per E-Mail. Mit einem Assistenten kopiert die zuständige Person die Nachricht hinein und erhält einen Antwortentwurf, den sie prüft. Mit einer Automatisierung wird jede eingehende Nachricht gelesen, eingeordnet und zusammen mit dem Kundendossier und einem Antwortentwurf bereitgestellt; die Person muss nur noch freigeben.

Das Erste ist in wenigen Wochen eingerichtet und lässt sich aufs ganze Team ausweiten. Das Zweite bringt mehr, wenn das Volumen hoch und die Form der Anfragen stabil ist.

Was das fürs Budget bedeutet

Zwei Fehler kommen teuer zu stehen. Wer KI dort einsetzt, wo eine einfache Regel genügt, bezahlt bei jeder Nachricht ein Modell für mechanische Arbeit. Wer eine einfache Regel dort einsetzt, wo ein Text verstanden werden muss, baut ein Skript, das bei einem Teil der Fälle scheitert, ohne es zu melden.

Die Abhilfe ist dieselbe: den Prozess Schritt für Schritt zerlegen und jeden Schritt dem Werkzeug geben, das ihn am besten erledigt. Eine klassische Automatisierung kostet im Betrieb wenig; KI wird über Lizenzen oder nach Verbrauch bezahlt, je nach Volumen. Ist Ihr Prozess vor allem mechanisch, ist KI nur eine Ergänzung; verlangt er vor allem Lesen und Formulieren, ist sie das Herzstück und die Automatisierung das Fundament. Die Posten eines Budgets finden Sie in Was kostet KI für ein Schweizer KMU?.

Der Test vor dem Entscheid

Nehmen Sie zehn echte Beispiele aus dem Prozess und stellen Sie bei jedem Schritt die Frage: «Macht dieser Schritt immer dasselbe?» Wenn ja, lässt er sich ohne KI automatisieren, und das ist der günstigste Gewinn. Wenn nein, ist es ein Schritt für die KI, mit einer Kontrolle. Diese Zerlegung gelingt in einem halben Tag während eines KI-Workshops für CHF 1'900 exkl. MWST.

Beides kombinieren

Der sicherste Weg sieht oft so aus: das Team mit einem Assistenten ausrüsten, beobachten, was am häufigsten wiederkehrt, und genau diese Aufgabe automatisieren. So investieren Sie dort, wo das Volumen es bewiesen hat. Wenn Sie bei Ihrem Fall unsicher sind, schildern Sie uns die Aufgabe in zwanzig Minuten: Wir sagen Ihnen, welches Angebot passt, oder ob KI hier nicht die richtige Antwort ist.