Une PME qui s’intéresse à l’IA a rarement zéro idée : elle en a vingt. Le problème n’est pas d’en trouver, c’est d’en garder trois qui tiendront. La grille ci-dessous est celle que nous utilisons pendant le Workshop IA et pour chaque décision qui suit. Elle compte trois critères, et elle est volontairement sévère.

Gain : combien d’heures par semaine ?

Un cas d’usage ne compte que si le gain se mesure : des heures de travail, des erreurs évitées, un délai raccourci. La question tient en une ligne : combien d’heures par semaine cette tâche prend-elle aujourd’hui, et pour combien de personnes ?

Répondez avec les personnes qui font la tâche, chiffres de la semaine dernière à l’appui. Si personne ne peut répondre en heures, le gain est une impression. Ce premier filtre élimine la plupart des idées.

Effort : que faut-il mettre en place ?

On classe chaque cas selon ce qu’il demande pour démarrer :

  • Niveau 1, l’assistant seul. L’équipe utilise un assistant professionnel (ChatGPT, Claude, Copilot, Gemini) sur des documents qu’elle a déjà : courriers, résumés, offres. Faisable la semaine suivante.
  • Niveau 2, le traitement en série. L’IA traite une file de documents ou de messages (classer des demandes, extraire des données de factures, préparer des réponses types), sans connexion profonde à vos logiciels. Faisable en quelques semaines.
  • Niveau 3, la connexion à vos logiciels. L’IA lit et écrit dans votre messagerie, votre comptabilité ou votre CRM, souvent sous la forme d’un agent. Plusieurs semaines à quelques mois, avec l’offre Engineering IA.

Les premiers cas se choisissent au niveau 1 ou 2. Le niveau 3 vient quand un premier résultat est mesuré.

Risque : où va une erreur ?

L’IA se trompera. La question utile est : où l’erreur atterrit-elle avant qu’on la voie ?

  • Elle reste en interne : un compte rendu de réunion, un premier jet d’offre. Risque faible, on peut commencer.
  • Elle part chez un client ou un tiers : une réponse, une relance. Risque moyen : une personne relit chaque sortie avant l’envoi.
  • Elle touche des données protégées ou une décision sur une personne : dossier médical, données de candidats, conseil juridique. Risque élevé : pas comme premier cas.

Ces trois niveaux correspondent aux trois catégories de données du guide sécurité : interne, client, protégé.

La grille remplie : un exemple

Cas d’usageGain par semaineEffortRisqueDécision
Relances de factures impayées3 hNiveau 2Client, relu avant envoiPremier pilote
Devis saisis deux fois (CRM et comptabilité)2 hNiveau 2InterneDeuxième
Comptes rendus de réunion1 hNiveau 1InterneTroisième
Agent qui répond seul aux réclamationsInconnuNiveau 3Client, sans relectureDécouper et attendre
« Transformer l’entreprise avec l’IA »Non mesurableIndéfiniIndéfiniRefusé

Les trois premières lignes forment le plan. La quatrième est un projet, pas un cas d’usage : sa première étape (trier les réclamations et préparer un brouillon relu) pourra revenir dans la grille plus tard. La dernière est une intention.

Pourquoi trois, et pas dix

Chaque cas coûte du temps : le choisir, le mesurer, corriger les consignes, suivre l’usage. Dix cas en parallèle, c’est dix fois ce temps, et l’attention de l’équipe se disperse. Trois cas bien menés installent une habitude ; dix cas à moitié menés installent le découragement.

Ce qui se passe après les trois premiers

Le premier cas devient un pilote de 30 jours. Quand les trois tournent, on regarde ce qui fonctionne (on étend) et ce qui ne fonctionne pas (on arrête, on ne l’entretient pas). Les cas suivants viennent de l’usage observé, pas de la liste d’idées du départ. Si la question est de savoir si une tâche relève d’un assistant ou d’une automatisation, l’analyse assistant d’équipe ou automatisation donne la règle.