Una PMI che si interessa all’IA raramente non ha idee: ne ha venti. Il problema non è trovarle, ma tenerne tre che reggano. La griglia qui sotto è quella che usiamo durante il Workshop IA e per ogni decisione successiva. Conta tre criteri ed è volutamente severa.

Guadagno: quante ore alla settimana?

Un caso d’uso conta solo se il guadagno si misura: ore di lavoro, errori evitati, tempi più brevi. La domanda sta in una riga: quante ore alla settimana richiede oggi questa attività, e per quante persone?

Rispondete con chi svolge l’attività, con le cifre della settimana scorsa alla mano. Se nessuno sa rispondere in ore, il guadagno è un’impressione. Questo primo filtro elimina la maggior parte delle idee.

Sforzo: che cosa bisogna mettere in piedi?

Ogni caso viene classificato secondo ciò che richiede per partire:

  • Livello 1, l’assistente da solo. Il personale usa un assistente professionale (ChatGPT, Claude, Copilot, Gemini) su documenti che ha già: lettere, riassunti, offerte. Fattibile dalla settimana successiva.
  • Livello 2, il trattamento in serie. L’IA elabora una coda di documenti o di messaggi (classificare richieste, estrarre dati dalle fatture, preparare risposte standard) senza un collegamento profondo ai vostri programmi. Fattibile in qualche settimana.
  • Livello 3, il collegamento ai vostri programmi. L’IA legge e scrive nella vostra posta elettronica, nella contabilità o nel CRM, spesso sotto forma di agente. Da qualche settimana a qualche mese, con l’offerta Engineering IA.

I primi casi si scelgono al livello 1 o 2. Il livello 3 arriva quando c’è un primo risultato misurato.

Rischio: dove finisce un errore?

L’IA sbaglierà. La domanda utile è: dove finisce l’errore prima che qualcuno se ne accorga?

  • Resta in azienda: un verbale di riunione, una prima versione di un’offerta. Rischio basso, si può cominciare.
  • Arriva a un cliente o a terzi: una risposta, un sollecito. Rischio medio: una persona rilegge ogni risultato prima dell’invio.
  • Tocca dati protetti o una decisione su una persona: cartella clinica, dati di candidati, consulenza giuridica. Rischio alto: non come primo caso.

Questi tre livelli corrispondono alle tre categorie di dati della guida alla sicurezza: interno, cliente, protetto.

La griglia compilata: un esempio

Caso d’usoGuadagno alla settimanaSforzoRischioDecisione
Solleciti per fatture non pagate3 hLivello 2Cliente, riletto prima dell’invioPrimo progetto pilota
Preventivi registrati due volte (CRM e contabilità)2 hLivello 2InternoSecondo
Verbali di riunione1 hLivello 1InternoTerzo
Agente che risponde da solo ai reclamiSconosciutoLivello 3Cliente, senza riletturaScomporre e aspettare
«Trasformare l’azienda con l’IA»Non misurabileIndefinitoIndefinitoScartato

Le prime tre righe formano il piano. La quarta è un progetto, non un caso d’uso: il suo primo passo (smistare i reclami e preparare una bozza riletta) potrà rientrare nella griglia più avanti. L’ultima è un’intenzione.

Perché tre, e non dieci

Ogni caso costa tempo: sceglierlo, misurarlo, correggere le istruzioni, seguirne l’uso. Dieci casi in parallelo significano dieci volte quel tempo, e l’attenzione dei collaboratori si disperde. Tre casi portati avanti bene creano un’abitudine; dieci casi lasciati a metà creano scoraggiamento.

Che cosa succede dopo i primi tre

Il primo caso diventa un progetto pilota di 30 giorni. Quando tutti e tre funzionano, si guarda che cosa rende (lo si estende) e che cosa no (lo si ferma, non lo si tiene in vita). I casi successivi nascono dall’uso osservato, non dalla lista di idee iniziale. Se la domanda è se un’attività richieda un assistente o un’automazione, l’analisi assistente per il team o automazione dà la regola.