Die Ausgangslage

Nehmen wir ein KMU, das pro Woche rund fünfzehn Zahlungserinnerungen verschickt. Diese Menge dient dazu, das Vorgehen zu zeigen; sie ist kein Marktdurchschnitt. Messen Sie vor jedem Test während einer typischen Woche die Zeit für jeden Schritt: Rechnung suchen, Zahlungseingang prüfen, Verlauf mit dem Kunden lesen, Text schreiben, freigeben lassen, versenden. Trennen Sie einfache Fälle (Zahlung vergessen) von Bestreitungen und Rückfragen.

Wer was macht

  1. Die Buchhaltungssoftware (Bexio, Abacus oder eine andere) liefert die Liste der fälligen Rechnungen, den Betrag und die Fälligkeit. Diese Zahlen werden nie von der KI erfasst.
  2. Die KI bereitet den Text der Erinnerung aus diesen Daten und einer vom Unternehmen freigegebenen Vorlage vor und passt den Ton an die Mahnstufe und an den freigegebenen Verlauf mit dem Kunden an.
  3. Eine Person prüft Empfänger, Betrag, Fälligkeit und die Lage des Kunden (Zahlung unterwegs, besondere Vereinbarung, Streitfall) und versendet dann.
  4. Die Software legt die Erinnerung im Dossier ab.

Eine Bestreitung, ein unvollständiges Dossier oder eine Zahlungsvereinbarung fallen aus dem Standardablauf und werden von einer Person bearbeitet. Die Erinnerung darf nie einen geschäftlichen oder rechtlichen Entscheid erfinden (Rabatt, Fristverlängerung, Androhung der Betreibung).

Wann darf eine Erinnerung allein hinausgehen?

Wir wenden überall dieselbe Regel an: Zu Beginn ist jede Erinnerung ein freigegebener Entwurf. Der automatische Versand wird nur für eine genau umschriebene Kategorie mit geringem Risiko freigegeben, hier die erste Standarderinnerung zu einer unbestrittenen Rechnung, nach mindestens vier Wochen freigegebener Entwürfe in dieser Kategorie ohne inhaltliche Korrektur, und auf schriftlichen Entscheid der verantwortlichen Person, die ihn jederzeit stoppen kann. Weitere Mahnstufen, formelle Mahnungen mit Inverzugsetzung, Kunden im Streitfall und jede Änderung von Betrag oder Bedingungen werden weiterhin von einer Person freigegeben. Dazu braucht es ein Versandprotokoll, eingeschränkte Rechte in der Buchhaltungssoftware und ein Vorgehen für den Fall, dass eine Erinnerung an den falschen Empfänger oder mit falschem Betrag hinausgeht.

Den Nettonutzen berechnen

Rechenannahme: fünfzehn Erinnerungen pro Woche, zehn tatsächlich gewonnene Minuten pro Erinnerung (Gegenlesen inbegriffen) und ein Vollkosten-Stundensatz von CHF 80. Die Rechnung ergibt 15 × 10 ÷ 60 × 80 = CHF 200 pro Woche, also rund CHF 867 pro Monat (52 Wochen ÷ 12). Das ist bewertete Kapazität, vor Lizenzen, Betrieb und Einführung, und nicht unbedingt eine Einsparung an flüssigen Mitteln.

Ersetzen Sie die zehn Minuten durch die gemessene Differenz zwischen vorher und nachher, Prüfung und Korrekturen inbegriffen. Laufen nur acht Erinnerungen über den neuen Ablauf, zählen Sie acht. Ziehen Sie danach die monatlichen Kosten und den Anteil der Einführungskosten für den Zeitraum ab. Vergleichen Sie mehrere Wochen, bevor Sie Schlüsse ziehen. Der Leitfaden zum ROI zeigt die Methode an einem vollständigen Beispiel.

Assistent oder Automatisierung?

Bei geringer Menge reicht ein Assistent: Die Person fügt die Angaben zur Rechnung ein und erhält einen Entwurf. Bei grosser Menge und einer Buchhaltungssoftware, die ihre Daten exportieren kann, lohnt sich eine Automatisierung, die alle Erinnerungen der Woche vorbereitet. Die Analyse Teamassistent oder Automatisierung nennt die vier Fragen, mit denen Sie das entscheiden.

Mit welchem Budget rechnen?

Ein KI-Workshop von einem halben Tag (CHF 1'900 exkl. MWST) reicht, um den Prozess zu zerlegen, die Vorlage für die Erinnerung zu schreiben und einen Test mit einem Assistenten zu starten. Die Anbindung an Ihre Buchhaltungssoftware gehört zum Angebot KI-Engineering: eine Abklärung von einer bis drei Wochen, danach eine verbindliche Offerte, die Prozessanalyse, Anbindung, Tests und Begleitung getrennt ausweist. Die Schritte zu einem umfassenderen Agenten beschreibt der Leitfaden einen KI-Agenten auf einen echten Prozess setzen.