Le point de départ

Prenons une PME qui envoie une quinzaine de relances par semaine. Ce volume sert à montrer la méthode ; ce n’est pas une moyenne du marché. Avant tout essai, mesurez sur une semaine représentative le temps passé à chaque étape : retrouver la facture, vérifier le paiement, relire l’historique du client, rédiger, faire valider, envoyer. Séparez les cas simples (oubli de paiement) des contestations et des demandes d’information.

Qui fait quoi

  1. Le logiciel comptable (Bexio, Abacus ou autre) fournit la liste des factures échues, le montant et l’échéance. Ces chiffres ne passent jamais par une saisie de l’IA.
  2. L’IA prépare le texte de la relance à partir de ces données et d’un modèle validé par l’entreprise, en adaptant le ton au niveau de rappel et à l’historique autorisé du client.
  3. Une personne vérifie le destinataire, le montant, l’échéance et la situation du client (paiement en cours, accord particulier, litige), puis envoie.
  4. Le logiciel enregistre la relance dans le dossier.

Une contestation, un dossier incomplet ou un accord de paiement sortent du circuit standard et sont traités par une personne. La relance ne doit jamais inventer une décision commerciale ou juridique (remise, délai, menace de poursuite).

Quand un rappel peut-il partir seul ?

Nous appliquons la même règle partout : au départ, chaque relance est un brouillon validé. L’envoi automatique ne s’ouvre que pour une catégorie précise et à faible risque, ici le premier rappel standard d’une facture non contestée, après au moins quatre semaines de brouillons validés sur cette catégorie sans correction de fond, et sur décision écrite du responsable, qui peut l’arrêter à tout moment. Les rappels suivants, les mises en demeure, les clients en litige et tout changement de montant ou de conditions restent validés par une personne. Il faut aussi un journal des envois, des droits limités dans le logiciel comptable et une procédure si une relance part au mauvais destinataire ou avec un mauvais montant.

Calculer un gain net

Hypothèse de calcul : quinze relances par semaine, dix minutes réellement gagnées par relance (relecture comprise) et un coût horaire chargé de CHF 80. Le calcul donne 15 × 10 ÷ 60 × 80 = CHF 200 par semaine, soit environ CHF 867 par mois (52 semaines ÷ 12). C’est une capacité valorisée, avant licences, exploitation et mise en place, et pas forcément une économie de trésorerie.

Remplacez les dix minutes par l’écart mesuré entre avant et après, vérification et corrections comprises. Si seules huit relances passent par le nouveau circuit, comptez huit. Retirez ensuite les coûts mensuels et la part de mise en place de la période. Comparez plusieurs semaines avant de conclure. Le guide ROI détaille la méthode sur un exemple complet.

Assistant ou automatisation ?

Avec un volume faible, un assistant suffit : la personne colle les éléments de la facture et obtient un brouillon. Avec un volume élevé et un logiciel comptable qui sait exporter ses données, une automatisation qui prépare toutes les relances de la semaine devient rentable. L’analyse assistant d’équipe ou automatisation donne les quatre questions pour trancher.

Quel budget prévoir ?

Un Workshop IA d’une demi-journée (CHF 1'900 hors TVA) suffit pour découper le processus, écrire le modèle de relance et lancer un essai avec un assistant. La connexion à votre logiciel comptable relève de l’offre Engineering IA : un cadrage de une à trois semaines, puis un devis ferme qui distingue l’analyse du processus, la connexion, les essais et le suivi. Les étapes d’un agent plus complet sont décrites dans le guide mettre un agent IA sur un processus réel.