Sie haben sich für Ihr Team für ChatGPT Business oder Enterprise entschieden. Der Leitfaden Free, Plus, Business oder Enterprise erklärt diese Wahl. Bleibt die Eröffnung des Bereichs: Dort entscheidet sich, was das Unternehmen tatsächlich kontrolliert. Hier die sechs Einstellungen, die Sie prüfen sollten, bevor Sie Ihre Mitarbeitenden einladen, in der Reihenfolge, in der wir sie mit Ihrer IT vornehmen.

1. Wer den Bereich verwaltet

Bestimmen Sie eine verantwortliche Person für den Bereich und eine zweite Administratorin oder einen zweiten Administrator, damit Sie nicht von einer einzigen Person abhängen. Die Administrationskonten sind Konten des Unternehmens, keine privaten Adressen. Halten Sie fest, wer zusätzliche Lizenzen kaufen darf.

2. Wie Konten eröffnet und geschlossen werden

Bestätigen Sie die Domain Ihres Unternehmens, aktivieren Sie die zentrale Anmeldung (SSO), sofern Ihr Angebot und Ihr Verzeichnisdienst es erlauben, und testen Sie den ganzen Ablauf: eine Person einladen, ihr danach den Zugang entziehen. Halten Sie schriftlich fest, wer am Tag eines Austritts den Zugang entzieht und was mit den Unterhaltungen und Projekten dieser Person geschieht.

3. Was geteilt werden darf

Entscheiden Sie, wer eine Unterhaltung oder ein Projekt teilen darf, innerhalb des Bereichs und per externem Link, und wer eigene Assistenten veröffentlichen darf. Zu Beginn bleibt das externe Teilen gesperrt; es wird von Fall zu Fall geöffnet.

4. Welche externen Werkzeuge angebunden werden dürfen

ChatGPT kann über Konnektoren andere Werkzeuge lesen (Dateiablage, Mailsystem, Kalender). Jeder Konnektor öffnet einen Zugang zu Ihren Daten. Aktivieren Sie nur diejenigen, die eine vorgesehene Anwendung braucht, und prüfen Sie, ob die Zugriffsrechte im angebundenen Werkzeug sauber geregelt sind: Der Assistent sieht, was die Person sieht.

5. Wie lange Inhalte aufbewahrt werden

Prüfen Sie die Aufbewahrungsdauer von Unterhaltungen und Dateien und wer sie löschen darf. Bei Enterprise lässt sich die Aufbewahrung einstellen; bei Business prüfen Sie die Optionen des aktuellen Angebots. Stimmen Sie diese Dauer auf Ihre eigenen Archivierungsregeln ab.

6. Welche Daten hinein dürfen

Verfassen Sie das einseitige Merkblatt, das festhält, was ins Werkzeug darf, nach den drei Stufen intern, Kunde und geschützt aus dem Leitfaden zur Sicherheit. Bei Business und Enterprise dienen Ihre Inhalte standardmässig nicht dem Training: Es gibt keine Einstellung zu aktivieren, aber eine Vertragsklausel zu prüfen.

Ein Test mit zwei Aufgaben

Bevor Sie für das ganze Team öffnen, nehmen Sie zwei Aufgaben, die jede Woche anfallen, und freigegebene oder anonymisierte Beispiele. Notieren Sie für jede Aufgabe den heutigen Zeitaufwand, was geteilt werden darf und wer das Ergebnis prüft. Testen Sie die Qualität der Antworten, aber auch die Zugänge: Eine Person muss ihre Arbeit erledigen können, ohne Dokumente zu sehen, die nicht für sie bestimmt sind.

Legen Sie ein Abbruchkriterium fest: zu viele Korrekturen, keine echte Nutzung oder keine Möglichkeit, die Datenregeln einzuhalten. Ein gelungener Test ist einer, der einen Entscheid erlaubt.

Das Merkblatt, das Sie aufbewahren

Eine Seite, datiert und von der Geschäftsleitung unterschrieben: gewähltes Angebot, Administrationspersonen, Regeln zum Teilen, erlaubte Konnektoren, Aufbewahrungsdauer, erlaubte Daten, Ablauf bei Eintritt und Austritt. Es dient Ihrer KI-Ansprechperson als Grundlage und ist Ihre Antwort, wenn ein Kunde oder eine Revisionsstelle danach fragt.

Was wir übernehmen

Die Einrichtung des Bereichs mit Ihrer IT, das Merkblatt zu den Daten und die Schulung des Teams gehören zur KI-Begleitung, zum Festpreis gemäss Offerte oder im Abonnement ab CHF 1'800 pro Monat für 10 Stunden, Mindestlaufzeit drei Monate. Die Lizenzen kaufen Sie in Ihrem Namen bei OpenAI.