Il punto di partenza

Prendiamo una PMI che invia una quindicina di solleciti alla settimana. Questo volume serve a illustrare il metodo; non è una media di mercato. Prima di qualsiasi prova, misurate su una settimana rappresentativa il tempo dedicato a ogni passaggio: ritrovare la fattura, verificare il pagamento, rileggere lo storico del cliente, redigere, far convalidare, inviare. Separate i casi semplici (pagamento dimenticato) dalle contestazioni e dalle richieste di informazioni.

Chi fa che cosa

  1. Il programma di contabilità (Bexio, Abacus o altro) fornisce l’elenco delle fatture scadute, l’importo e la scadenza. Queste cifre non vengono mai digitate dall’IA.
  2. L’IA prepara il testo del sollecito a partire da questi dati e da un modello approvato dall’azienda, adattando il tono al livello di richiamo e allo storico del cliente che è autorizzata a consultare.
  3. Una persona verifica il destinatario, l’importo, la scadenza e la situazione del cliente (pagamento in corso, accordo particolare, contestazione), poi invia.
  4. Il programma registra il sollecito nella pratica.

Una contestazione, una pratica incompleta o un accordo di pagamento escono dal percorso standard e vengono trattati da una persona. Il sollecito non deve mai inventare una decisione commerciale o giuridica (sconto, proroga, minaccia di esecuzione).

Quando un richiamo può partire da solo?

Applichiamo ovunque la stessa regola: all’inizio ogni sollecito è una bozza convalidata. L’invio automatico si apre solo per una categoria precisa e a basso rischio, qui il primo richiamo standard di una fattura non contestata, dopo almeno quattro settimane di bozze convalidate su quella categoria senza correzioni di sostanza, e su decisione scritta del responsabile, che può fermarlo in qualsiasi momento. I richiami successivi, le diffide, i clienti con una contestazione aperta e qualsiasi cambiamento di importo o di condizioni restano convalidati da una persona. Servono inoltre un registro degli invii, diritti limitati nel programma di contabilità e una procedura per il caso in cui un sollecito parta verso il destinatario sbagliato o con un importo errato.

Calcolare un guadagno netto

Ipotesi di calcolo: quindici solleciti alla settimana, dieci minuti effettivamente risparmiati per sollecito (rilettura compresa) e un costo orario pieno di CHF 80. Il calcolo dà 15 × 10 ÷ 60 × 80 = CHF 200 alla settimana, cioè circa CHF 867 al mese (52 settimane ÷ 12). È capacità di lavoro valorizzata, prima di licenze, esercizio e introduzione, e non necessariamente un risparmio di liquidità.

Sostituite i dieci minuti con la differenza misurata tra prima e dopo, verifica e correzioni comprese. Se solo otto solleciti passano dal nuovo percorso, contatene otto. Togliete poi i costi mensili e la quota dell’introduzione relativa al periodo. Confrontate più settimane prima di trarre conclusioni. La guida al ROI descrive il metodo nel dettaglio su un esempio completo.

Assistente o automazione?

Con un volume ridotto basta un assistente: la persona incolla i dati della fattura e ottiene una bozza. Con un volume elevato e un programma di contabilità in grado di esportare i dati, un’automazione che prepara tutti i solleciti della settimana diventa redditizia. L’analisi assistente per il team o automazione indica le quattro domande per decidere.

Quale budget prevedere?

Un Workshop IA di mezza giornata (CHF 1'900 IVA esclusa) basta per suddividere il processo, scrivere il modello di sollecito e avviare una prova con un assistente. Il collegamento al vostro programma di contabilità rientra nell’offerta Engineering IA: un’analisi preliminare da una a tre settimane, poi un preventivo vincolante che distingue l’analisi del processo, il collegamento, le prove e l’accompagnamento. I passaggi di un agente più completo sono descritti nella guida affidare un processo reale a un agente IA.