Vergleiche von KI-Assistenten ändern sich jeden Monat, im Takt der neuen Versionen. Die Kriterien, die für ein KMU zählen, ändern sich dagegen kaum. Hier sind die vier verbreitetsten Assistenten nach diesen Kriterien verglichen, gefolgt von einer Methode, wie Sie in einer Woche anhand Ihrer eigenen Arbeit entscheiden.

Beginnen Sie bei Ihren Dokumenten, nicht bei der Rangliste

Die erste Frage lautet nicht «Welches Modell ist das beste?», sondern «Wo liegen unsere E-Mails, Dokumente und Kalender?». Ein Assistent, der in Ihre Werkzeuge eingebunden ist, wird genutzt; einer, der ständiges Kopieren und Einfügen verlangt, deutlich weniger. Qualitätsranglisten ändern sich jedes Quartal, Ihre Arbeitsumgebung nicht.

Die vier Assistenten im Vergleich

Microsoft 365 CopilotGemini für Google WorkspaceChatGPT BusinessClaude Team
Wo er arbeitetIn Outlook, Word, Excel, Teams, mit Ihren Microsoft-365-DateienIn Gmail, Docs, Sheets, Meet, mit Ihren Google-DateienIn einem eigenen Arbeitsbereich, über Konnektoren mit Ihren Dateien verbundenIn einem eigenen Arbeitsbereich, über Konnektoren mit Ihren Dateien verbunden
Zuerst anschauen, wenn …Ihr Unternehmen mit Microsoft 365 arbeitetIhr Unternehmen mit Google Workspace arbeitetSie einen Team-Arbeitsbereich unabhängig von Ihrer Bürosoftware wollenSie einen unabhängigen Team-Arbeitsbereich wollen, mit viel Schreibarbeit und langen Dokumenten
VerwaltungÜber Microsoft 365, mit Ihren bestehenden ZugriffsrechtenÜber Google WorkspaceAdmin-Konsole des ChatGPT-ArbeitsbereichsAdmin-Konsole des Claude-Arbeitsbereichs
Zu prüfenLizenz zusätzlich zu Microsoft 365; Zugriffsrechte auf Ihre Dateien vor der Aktivierung sauber geordnetWorkspace-Version, die Gemini enthält; FreigabeeinstellungenErlaubte Konnektoren; Enterprise-Version bei erweiterten AnforderungenErlaubte Konnektoren; Enterprise-Version bei erweiterten Anforderungen

Wenn Ihnen ein europäischer Anbieter wichtig ist: Auch Mistral bietet eine Team-Version an. In den Business-Versionen verwenden diese Tools Ihre Inhalte standardmässig nicht zum Training ihrer Modelle; prüfen Sie das beim Kauf im Vertrag, ebenso die Preise, die sich ändern.

Fünf Kriterien, die wirklich zählen

1. Die Einbindung in Ihre Werkzeuge. E-Mail, Kalender, Dokumente, Tabellen: Je weniger Kopieren und Einfügen der Assistent verlangt, desto mehr wird er genutzt.

2. Der Datenschutz. Auftragsverarbeitungsvertrag, Land der Verarbeitung, Aufbewahrungsdauer, Liste der Unterauftragsverarbeiter. Für den Schweizer Rahmen lesen Sie den Leitfaden KI nutzen, ohne Ihre Daten zu gefährden und die Analyse nDSG, AI Act und generative KI.

3. Die Verwaltung. Können Sie Konten anlegen und wieder entfernen, festlegen, wer worauf Zugriff hat, und nachvollziehen, wer was getan hat? Ohne das bleibt das Tool eine Summe von Einzelnutzungen.

4. Die Gesamtkosten. Lizenzen pro Nutzer, aber auch Einrichtung, Schulung und allfällige kostenpflichtige Zusatzmodule. Siehe Was kostet KI für ein Schweizer KMU?.

5. Der Ausstieg. Können Sie in einem Jahr das Tool wechseln, ohne alles neu aufzubauen? Bewahren Sie Ihre Anweisungen, Vorlagen und Beispiele in Ihren eigenen Dokumenten auf, nicht nur im Tool.

So testen Sie in einer Woche

  1. Wählen Sie drei echte Aufgaben: einen Brief, die Zusammenfassung eines Dossiers, die Vorbereitung einer Offerte.
  2. Bilden Sie eine Gruppe aus fünf Personen, die diese Aufgaben jede Woche erledigen.
  3. Lassen Sie sie zwei Tools für dieselben Aufgaben nutzen, mit freigegebenen oder anonymisierten Dokumenten.
  4. Messen Sie Qualität, Zeitaufwand und nötige Korrekturen, nicht den allgemeinen Eindruck.

Am Ende der Woche ist der Entscheid meist offensichtlich. Sind zwei Tools gleichwertig, nehmen Sie dasjenige, das sich in Ihre Dokumente einfügt.

Die Falle der Gratisversion

Die Gratisversion eines Assistenten oder ein privates Konto, das eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter selbst bezahlt, gehört der Person, nicht dem Unternehmen: kein Vertrag, keine Verwaltung, kein Entzug des Zugangs beim Austritt. Arbeiten Ihre Mitarbeitenden damit bereits mit Unternehmensdokumenten, ist die erste Aufgabe, ihnen ein Business-Tool mit klaren Regeln zur Verfügung zu stellen.

Weiterführend

Die KI-Begleitung umfasst die Wahl des Tools mit Ihrer IT, seine Konfiguration, die Nutzungsregeln und die Begleitung des Teams, zum Festpreis gemäss Offerte oder im Abonnement ab CHF 1'800 pro Monat. Wenn Sie die Tools zuerst einen halben Tag lang an Ihren Aufgaben vergleichen möchten, kostet der KI-Workshop CHF 1'900 exkl. MWST. Speziell zu ChatGPT erklärt der Leitfaden Free, Plus, Business oder Enterprise die einzelnen Versionen.