Vous avez choisi ChatGPT Business, ou Enterprise, pour votre équipe. Le guide gratuit, Plus, Business ou Enterprise explique ce choix. Reste l’ouverture de l’espace : c’est là que se décide ce que l’entreprise contrôle vraiment. Voici les six réglages à vérifier avant d’inviter vos collaborateurs, dans l’ordre où nous les faisons avec votre IT.

1. Qui administre l’espace

Nommez un propriétaire de l’espace et un second administrateur, pour ne pas dépendre d’une seule personne. Les administrateurs sont des comptes de l’entreprise, pas des adresses personnelles. Notez qui peut acheter des licences supplémentaires.

2. Comment les comptes arrivent et partent

Vérifiez le domaine de votre entreprise, activez la connexion centralisée (SSO) si votre formule et votre annuaire le permettent, et testez le cycle complet : inviter un utilisateur, puis lui retirer l’accès. Écrivez qui retire l’accès le jour d’un départ et ce que deviennent ses conversations et ses projets.

3. Ce qui peut être partagé

Décidez qui peut partager une conversation ou un projet, à l’intérieur de l’espace et par lien externe, et qui peut publier des assistants personnalisés. Au départ, le partage externe reste fermé ; on l’ouvre au cas par cas.

4. Quels outils externes peuvent être connectés

ChatGPT peut lire d’autres outils (stockage de fichiers, messagerie, agenda) par des connecteurs. Chaque connecteur ouvre un accès à vos données. Activez seulement ceux dont un usage prévu a besoin, et vérifiez que les droits d’accès de l’outil connecté sont bien rangés : l’assistant voit ce que l’utilisateur voit.

5. Combien de temps les contenus sont gardés

Regardez la durée de conservation des conversations et des fichiers, et qui peut les supprimer. Sur Enterprise, la conservation peut se régler ; sur Business, vérifiez les options de la formule du moment. Alignez cette durée sur vos propres règles d’archivage.

6. Quelles données peuvent entrer

Rédigez la fiche d’une page qui dit ce qui peut entrer dans l’outil selon les trois niveaux interne, client et protégé du guide sécurité. Sur Business et Enterprise, vos contenus ne servent pas à l’entraînement par défaut : il n’y a pas de réglage à activer, mais une clause à vérifier dans le contrat.

Un essai sur deux tâches

Avant d’ouvrir à toute l’équipe, prenez deux tâches qui reviennent chaque semaine et des exemples autorisés ou anonymisés. Pour chaque tâche, notez le temps actuel, ce qui peut être partagé et qui vérifiera le résultat. Testez la qualité des réponses, mais aussi les accès : une personne doit pouvoir faire son travail sans voir les documents qui ne lui sont pas destinés.

Fixez un critère d’arrêt : trop de corrections, pas d’usage réel, ou impossibilité de respecter les règles de données. Un essai réussi est un essai qui permet de décider.

La fiche à garder

Une page, datée et signée par la direction : formule choisie, administrateurs, règles de partage, connecteurs autorisés, durée de conservation, données autorisées, procédure d’arrivée et de départ. Elle sert de référence à votre référent IA et de réponse le jour où un client ou un auditeur pose la question.

Ce que nous faisons

La configuration de l’espace avec votre IT, la fiche des données et la formation de l’équipe font partie de l’Accompagnement IA, à prix fixe sur devis ou en abonnement dès CHF 1'800 par mois pour 10 heures, trois mois minimum. Les licences s’achètent à votre nom chez OpenAI.