Avete scelto ChatGPT Business, o Enterprise, per il vostro team. La guida gratuito, Plus, Business o Enterprise spiega questa scelta. Resta l’apertura dello spazio: è lì che si decide che cosa l’azienda controlla davvero. Ecco le sei impostazioni da verificare prima di invitare i collaboratori, nell’ordine in cui le definiamo con il vostro reparto informatico.

1. Chi amministra lo spazio

Nominate un titolare dello spazio e un secondo amministratore, per non dipendere da una sola persona. Gli amministratori sono account aziendali, non indirizzi personali. Annotate chi può acquistare licenze aggiuntive.

2. Come si creano e si chiudono gli account

Verificate il dominio della vostra azienda, attivate l’accesso centralizzato (SSO) se la vostra formula e la vostra directory lo consentono, e provate il ciclo completo: invitare un utente, poi togliergli l’accesso. Mettete per iscritto chi toglie l’accesso il giorno di una partenza e che fine fanno le sue conversazioni e i suoi progetti.

3. Che cosa si può condividere

Decidete chi può condividere una conversazione o un progetto, all’interno dello spazio e tramite link esterno, e chi può pubblicare assistenti personalizzati. All’inizio la condivisione esterna resta chiusa; la si apre caso per caso.

4. Quali strumenti esterni si possono collegare

ChatGPT può leggere altri strumenti (archiviazione di file, posta elettronica, agenda) tramite connettori. Ogni connettore apre un accesso ai vostri dati. Attivate solo quelli di cui un uso previsto ha bisogno, e verificate che i diritti di accesso dello strumento collegato siano in ordine: l’assistente vede ciò che vede l’utente.

5. Per quanto tempo vengono conservati i contenuti

Controllate la durata di conservazione delle conversazioni e dei file, e chi può cancellarli. Su Enterprise la conservazione si può impostare; su Business verificate le opzioni della formula del momento. Allineate questa durata alle vostre regole di archiviazione.

6. Quali dati possono entrare

Redigete la scheda di una pagina che indica che cosa può entrare nello strumento secondo i tre livelli interno, cliente e protetto della guida alla sicurezza. Su Business ed Enterprise i vostri contenuti non servono all’addestramento per impostazione predefinita: non c’è un’impostazione da attivare, ma una clausola da verificare nel contratto.

Una prova su due attività

Prima di aprire lo spazio a tutti, prendete due attività che tornano ogni settimana ed esempi autorizzati o anonimizzati. Per ciascuna annotate il tempo attuale, che cosa si può condividere e chi verificherà il risultato. Provate la qualità delle risposte, ma anche gli accessi: una persona deve poter fare il proprio lavoro senza vedere i documenti che non la riguardano.

Fissate un criterio di arresto: troppe correzioni, nessun uso reale o impossibilità di rispettare le regole sui dati. Una prova riuscita è una prova che permette di decidere.

La scheda da conservare

Una pagina, datata e firmata dalla direzione: formula scelta, amministratori, regole di condivisione, connettori autorizzati, durata di conservazione, dati ammessi, procedura di entrata e di uscita del personale. Serve da riferimento al vostro referente IA e da risposta il giorno in cui un cliente o un revisore pone la domanda.

Che cosa facciamo noi

La configurazione dello spazio con il vostro reparto informatico, la scheda dei dati e la formazione del personale fanno parte dell’Accompagnamento IA, a prezzo fisso su preventivo oppure in abbonamento da CHF 1'800 al mese per 10 ore, per almeno tre mesi. Le licenze si acquistano a vostro nome presso OpenAI.