La domanda torna spesso: bisogna assumere un «responsabile dell’IA»? Per una PMI la risposta è no se si parla di un posto, sì se si parla di un ruolo. Un’azienda da dieci a duecento persone non ha abbastanza lavoro sull’IA per un posto a tempo pieno, ma ha bisogno che qualcuno, all’interno, porti avanti l’uso giorno per giorno. È il referente IA. Ecco chi scegliere, che cosa fa e che cosa non fa.

Chi scegliere

Una persona del personale attuale, scelta in base a tre criteri:

  • A suo agio con gli strumenti digitali. Non serve essere informatici.
  • Utilizzatrice dell’IA. Qualcuno che la usa già per le proprie attività e vede che cosa funziona.
  • Disponibile e conosciuta. I colleghi sanno chi è e come raggiungerla. Un referente introvabile non serve a nulla.

Spesso è la persona che ha cominciato a usare l’IA prima degli altri. La si nomina, le si riserva circa un’ora alla settimana e lo si comunica a tutti.

Che cosa fa il referente

Quattro compiti, circa un’ora alla settimana:

  1. Rispondere alle domande. «Posso mettere questo documento nello strumento?», «Come ottengo una risposta più breve?». È il cuore del ruolo.
  2. Verificare che le regole reggano. La scheda dei dati ammessi viene applicata? È comparso un nuovo strumento? Gli account di chi se n’è andato sono stati chiusi?
  3. Fare il punto ogni mese con la direzione. Quindici minuti: che cosa funziona, che cosa si blocca, che cosa bisogna decidere.
  4. Essere avvisato in caso di incidente. Se un dato protetto finisce nello strumento o se un errore arriva a un cliente, è la prima persona informata e avvia il piano previsto.

È un ruolo di coordinamento, non di competenza specialistica. Il referente non deve saperne più di noi sull’IA; deve saperne più dei colleghi sull’uso che ne fa il team.

Che cosa il referente non fa

  • Non decide il budget. Decide la direzione, con le cifre che il referente le riporta.
  • Non sviluppa. Gli agenti e i collegamenti ai vostri programmi sono realizzati da specialisti, interni o esterni.
  • Non tiene corsi. La formazione di partenza è il Workshop IA di 4 ore; il referente risponde alle domande dopo. La guida formare il personale descrive questo formato.
  • Non porta da solo la responsabilità. La direzione fissa il quadro (quali dati, quali strumenti, chi convalida); il referente lo fa vivere.

Perché non un posto dedicato

Un posto dedicato costa uno stipendio, una casella nell’organigramma e un’aspettativa: l’IA diventa «il suo» tema. In pratica quella persona sorveglia un uso che avviene altrove, nei team, e si allarga la distanza tra ciò che decide e ciò che fanno i colleghi. Il referente invece sta dentro l’uso: vede ciò che si blocca il giorno stesso. Un posto può giustificarsi più avanti, in un’azienda di diverse centinaia di persone che porta avanti più progetti contemporaneamente.

Perché non affidare il ruolo a un fornitore esterno

Perché l’uso avviene nel vostro team, sulle vostre pratiche. Un fornitore esterno non risponde alle domande di tutti i giorni e non vede che cosa si inceppa tra una riunione e l’altra. Ha però un ruolo: sostenere il referente. Nell’Accompagnamento IA prepariamo le impostazioni, rispondiamo alle domande difficili, facciamo con lui il punto mensile e aggiorniamo le regole quando uno strumento cambia.

Che cosa cambia quando l’uso è consolidato

Dopo tre-sei mesi il referente risponde a meno domande: il personale conosce le regole e se la cava. Il suo tempo si sposta verso i nuovi usi e le verifiche. È il segno che l’adozione ha attecchito. Al contrario, un referente che dopo sei mesi risponde ancora alle stesse domande di base segnala un problema di regole o di strumento, non l’esigenza di alleggerirgli il carico.